Yordanys Orozco
v Participación Foro Tema de la Unidad 5:
Elaboración de manual de normas y procedimientos
El manual de Normas y procedimientos presenta sistemas y técnicas específicas, señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de la institución, estableciendo debidamente un método estándar para ejecutar un trabajo, y se elabora como un componente del sistema de control interno, el cual tiene como finalidad: obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral de la empresa; Así mismo, contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.
Dicho manual se debe construir de acuerdo a las políticas y procedimientos de la institución y es muy importante tener en cuenta la planeación, metodología y el uso de las herramientas técnicas aplicables en la elaboración de manuales, así como también debe incluir los diferentes pasos y condiciones de las operaciones que posteriormente deben ser: revisadas, autorizadas, aprobadas y registradas, al igual que debe contener toda la información que la justifique, así mismo es importante identificar un responsable con una debida redacción de oraciones con verbos en presente y en tercera persona, la cual especifique las acciones que este realiza y de igual forma se deben identificar los formularios con su respectivo nombre y código.
En conclusión: La elaboración del manual de normas y procedimientos es el resultado de estudios, análisis y creación de estrategias, para mejorar la calidad, eficiencia y eficacia de las funciones y actividades que se realizan internamente en la organización; donde queda registro de los procedimientos administrativos a seguir. No obstante, ayuda a identificar aquellas áreas en las cuales existan deficiencias en el sistema de calidad que deba ser corregido.
Una vez que se cuenta con el proyecto del manual, se requiere someterlo a una revisión final, a efecto de verificar que la información contenida en el mismo, sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además de proceder a garantizar que no contenga contradicciones o deficiencias, es por ello que en el proceso de creación del manual debe existir una metodología que garantice la descripción de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y con las normas jurídico-administrativas establecidas al efecto.
Estructura del manual de normas y procedimientos.
A) Identificación: Este documento debe incorporar la siguiente información:
-Logotipo de la organización.
-Nombre oficial de la organización.
-Denominación y extensión.
-Lugar y fecha de elaboración.
-Número de revisión (en caso que corresponda).
Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
B) Índice o contenido: Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.
C) Introducción: Exposición sobre el documento: contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización.
D) Objetivos de los procedimientos: Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
E) Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos: campo de acción que cubren los procedimientos.
F) Responsables: Unidades administrativas que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.
G) Políticas o normas de operación: Se incluyen criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participan en los procedimientos.
H) Concepto (s): Palabras o términos de carácter técnico utilizados en la elaboración del manual.
I) Procedimiento: Descripción de las operaciones: presentación de forma narrativa y secuencial de todas las operaciones que se realizan en cada uno de los procedimientos.
J) Formulario de impresos: Formas impresas que se utilizan en un procedimiento y acerca de las cuales se debe hacer referencia específica de éstas.
K) Diagramas de flujo: Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento.
L) Glosario de Términos: Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnica de elaboración de manuales de procedimientos.
Fuentes Consultadas:
-Administración de empresas: [En línea] Disponible en: http://chicasempresas.blogspot.com/2009/04/republica-bolivariana-de-venezuela_10.html)
-Gómez, Giovanny E. Manuales de procedimientos y su aplicación dentro del control interno. Auditoría y control interno. [En línea] Disponible en:
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm
-Manuales de normas y procedimientos. [En línea] Disponible en: http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesdenormasyprocedimientos/default3.asp
-Manual de procedimientos [en línea] Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml#con
Andreina Paiva
v Participación Foro Tema de la Unidad 5:
Tipos de Manuales
1. Por su contenido:
a) Manual historia de la organización: su objetivo es proporcionar información histórica sobre el organismo: su comienzo, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo.
b) Manual de la organización: su propósito es exponer de forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, relaciones, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos.
c) Manual de políticas: se proponen describir de forma detallada los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. También pueden elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales como: producción, ventas, finanzas, personal y compras.
d) Manual de procedimientos: es una guía con la que se explica al personal como hacer las cosas, su objetivo es expresar de forma analítica los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.
e) Manual de contenido múltiple: reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, cuando el volumen de actividades, o del personal, o la simplicidad de la estructura organizacional no justifiquen la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente que se elabora un de este tipo.
Ejemplo: un manual de políticas y procedimientos, en estos se combinan dos o más categorías que se interrelacionan con la práctica administrativa.
2 .Por su función específica:
a) Manual de producción.
b) Manual de Compras.
c) Manual de Ventas.
d) Manual de Finanzas.
e) Manual de Contabilidad.
f) Manual de Créditos y Cobranzas.
g) Manual de Personal: Comunican las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Contienen aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, capacitación entre otros.
h) Manual Técnico.
i) Manual de adiestramiento o instructivo.
Joaquín R. Valencia. (2002). Como elaborar y usar los manuales administrativos.
Thomson Learning: México. [En línea] Disponible en:
http://books.google.com/books?id=LE8fC8-T0PoC&printsec=frontcover&dq=tipos+de+ma\
nuales+administrativos&hl=es&ei=tMbNTab6I6fc0QGYh7T9DQ&sa=X&oi=book_result&ct=re\
sult&resnum=1&ved=0CDAQ6AEwAA#v=onepage&q=tipos%20de%20manuales%20administrativo\
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Es importante a lo largo de nuestra carrera conocer todos los tipos y clases de manuales que existen, los manuales constituyen una herramienta fundamental para la gestión archivística, tienen su razón de ser en cada organización o institución para la cual es elaborado, marcan pauta en el proceso administrativo, registro y control del personal, las políticas, en la estructura funcional y las practicas dentro del organismo en donde se difunde. Es esencial para nuestras prácticas archivísticas, para la toma de decisiones en el ente donde trabajamos. Los manuales sea cual sea su tipología y caracterización son instrumentos de alcance y de contenido vital para un archivo en el ejercicio de sus actividades y para el archivólogo como principal gestor y procesador de información.
Daniela Pereira
v Participación Foro Tema de la Unidad 5:
Manuales de Organización en Unidades de Archivo.
Definición y objetivos de manual de organización en las unidades de archivo.
El Manual de Organización en las unidades de archivos son todos aquellos documento que se contiene de forma ordenada y sistemática la información y/o documentos sobre un marco jurídico-administrativo, se encarga de las atribuciones, organización, objetivo y funciones de la Dependencia o Entidad a la que pertenece. Constituyéndose en un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones orgánicas que se dan entre los elementos de la estructura organizacional.
Objetivos
• Aportar soluciones concretas a los problemas del archivo.
• Aportar soluciones concretas a los problemas del archivo.
• Ayudar a obtener la máxima rentabilidad informativa de los documentos que se tramitan en las oficinas.
• Demostrar que los documentos organizados se transforman en una ayuda eficaz para la gestión diaria.
• Resaltar el valor que para la historia pueden llegar a tener los documentos.
Como también Planear, programar, dirigir y controlar las actividades
relacionadas con la administración de documentos y archivos.
relacionadas con la administración de documentos y archivos.
Referencias consultadas:
Gobierno de México; Guía para la Elaboración de Manuales de Organización,
realizado el 10 de marzo del 2010 [En Línea]:
realizado el 10 de marzo del 2010 [En Línea]:
http://www.bcs.gob.mx/contraloria/innovacion/guia_elab_man_org.pdf. Consultada
el 14-05-2011 a las 6:00 pm
el 14-05-2011 a las 6:00 pm
[En Línea]:
http://www.poderjudicialchiapas.gob.mx/transparencia/archivos/sistemas/pdf/MANUA\
L_ARCHIVO_JUDICIAL.pdf. Consultada el 14-05-2011 a las 6:00 pm
L_ARCHIVO_JUDICIAL.pdf. Consultada el 14-05-2011 a las 6:00 pm
Carmen Elena Pérez
v Participación Foro Tema de la Unidad 5:
Manuales de Normas y Procedimientos. Política, Misión, Visión, Objetivos, Plan de Acción, Filosofía de Gestión.
El Archivo en el momento de implementar el sistema de control interno, debe elaborar un manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las actividades y establecer responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
Manual:
Documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información sobre historia, organización, funciones, normas, procedimientos o políticas de una entidad, así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus labores.
Manual de Organización:
Es el manual que describe con detalles la organización formal de la Institución o Dependencia, señala los cargos, relaciones y funciones de las unidades administrativas que la integran, los niveles jerárquicos, sistemas de comunicación, grados de autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo complementados a su vez con organigramas.
Manual de Procedimientos Administrativos:
Son aquellos instrumentos de información en los que se consignan, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguir para la realización de las funciones de una dependencia. En ellos se describen, además, los diferentes puestos o unidades administrativas que intervienen y se precisa su responsabilidad y su participación. Suelen contener información y ejemplos de los formularios impresos, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el correcto desarrollo de las actividades.
Manual de procedimientos:
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.
Las unidad de información en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.
El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye como una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.
Misión: Es el poder o facultad que se otorga a una organización para lograr su razón de ser, expresada a través de sus objetivos. Ella debe contener los propósitos esenciales que en la actualidad haya definido la institución a manera de situación deseada o posible.
Mejoramiento continuo La evaluación del sistema de control interno por medio de los manuales de procedimientos para afianza las fortalezas de la Unidad frente a la gestión
Visión: Es el estado futuro deseado de la organización. Está constituida por un conjunto de rasgos que permiten orientar y dar Direccionalidad para el logro de la misión.
En razón de esta importancia que adquiere el sistema de control interno para cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos.
Objetivos: Son propósitos generales a alcanzar (Alguna vez) El logro de objetivos permite cumplir la razón de ser de la organización (Misión)
Políticas: Son los lineamientos generales de una organización que expresan criterios, orientaciones y guías de referencia para la toma de decisiones. No son reglas, ya deben permitir discrecionalidad, y escogencia de alternativas de acción. Igualmente no se pueden concebir como acciones, por el contrario orientan sobre acciones inherentes a las estrategias. Están referidas a las áreas de acción.
Objetivos y políticas
1. El desarrollo y mantenimiento de una línea de autoridad para complementar los controles de organización.
2. Una definición clara de las funciones y las responsabilidades, así como la actividad de la organización, esclareciendo todas áreas de responsabilidad indefinida.
3. Un sistema que suministre una oportuna, completa y exacta información de los resultados operativos y de organización en el conjunto.
4. Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles basados en datos de registro y documentos diseñados para presentar un cuadro informativo de las operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.
Todos los procedimientos que se encuentran dentro del manual deben ser objetiva y técnicamente identificados, dándole la importancia que cada uno merece dentro del proceso productivo u operacional
5. La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la unidad, conocido como la evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima protección posible contra errores, fraude y corrupción.
6. La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros.
7. La correcta disposición de los controles válidos, de tal forma que se estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos así como la extensión de los necesarios.
Contenido del manual de procedimientos
1. Título y código del procedimiento.
2. Introducción: Explicación corta del procedimiento.
3. Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
4. Descripción del procedimiento.
4.1. Objetivos del procedimiento
4.2. Normas aplicables al procedimiento
4.3. Requisitos, documentos y archivo
4.4. Descripción de la operación y sus participantes
4.5. Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento
5. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
6. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
7. Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
8. Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.
Justificación del contenido manual de procedimientos frente al control interno
2. Introducción: Explicación corta del procedimiento.
3. Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
4. Descripción del procedimiento.
4.1. Objetivos del procedimiento
4.2. Normas aplicables al procedimiento
4.3. Requisitos, documentos y archivo
4.4. Descripción de la operación y sus participantes
4.5. Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento
5. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
6. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
7. Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
8. Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.
Justificación del contenido manual de procedimientos frente al control interno
Estos manuales, se desarrollan para cada una de las actividades u operaciones que tengan que ver con los procesos administrativos y operativos, de acuerdo con los lineamientos y exigencias establecidas por la ley.
Dependiendo de estos elementos la aplicación se daría en el momento de plantear y justificar:
Plan de acción: Es el conjunto de propuestas de acción que el decidor considera necesario ejecutar para enfrentar los problemas que considera importantes para su gestión.
La definición de políticas, guías, procedimientos y normas.
La evaluación del sistema de organización.
Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.
Las normas de protección y utilización de recursos.
La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la administración de personal.
La generación de recomendaciones.
La creación de sistemas de información eficaces.
El establecimiento de procedimientos y normas.
La institución de métodos de control y evaluación de la gestión.
El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal.
La elaboración de sistemas de normas y trámites de los procedimientos.
La generación y aplicación de procedimientos son aplicables a cada una de las empresas, en los diferentes artículos referentes al Control Interno se podrá ahondar sobre los temas específicos de cada departamento o sección empresarial.
La evaluación del sistema de organización.
Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.
Las normas de protección y utilización de recursos.
La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la administración de personal.
La generación de recomendaciones.
La creación de sistemas de información eficaces.
El establecimiento de procedimientos y normas.
La institución de métodos de control y evaluación de la gestión.
El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal.
La elaboración de sistemas de normas y trámites de los procedimientos.
La generación y aplicación de procedimientos son aplicables a cada una de las empresas, en los diferentes artículos referentes al Control Interno se podrá ahondar sobre los temas específicos de cada departamento o sección empresarial.
Filosofía de Gestión: La Filosofía de Gestión de una organización está integrada por la Visión, Misión, Objetivos, Estrategias y Políticas corporativas. Esta expresa la doctrina fundamental de gestión institucional de la organización en tanto que establece el horizonte que orienta, su razón de ser, la dirección de su desempeño y conducción, y sus modalidades de acción. La Filosofía de Gestión de una organización, le permite definir los postulados filosóficos fundamentales de la institución.
Fuentes Consultadas:
www.coopetitividadintegral.org , gestión de empresas
www.ciens.ucv.ve/instzool/.../DEFINICION%20DE%20TERMINOS.pdf
www.gestiopolis.com/recursos2/.../fulldocs/.../mancalivan.htm |
Violeta Ponceleón
v Participación Foro Tema de la Unidad 5:
Política, Misión, Visión, Objetivos, Plan de Acción y Filosofía de los Manuales de Normas y Procedimientos.
Política (Definición).
Son lineamientos generales que orientan las actividades que habrán de realizar los trabajadores involucrados en el área de trabajo. Precisando de antemano la mayor parte de las situaciones que pudieran presentarse o que propicie la toma de decisiones de las autoridades superiores.
Misión (Definición).
La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser la existencia de una empresa u organización porque define:
1. Lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa.
2. Lo que pretende hacer.
3. Para quién lo va hacer, y es influencia en momentos como: La historia de la organización, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios, los factores externos o del entorno.
Visión (Definición).
En la Visión no se habla de actualidad de la empresa, sino de cómo se ve así misma en el futuro, como la visión puede cambiar, no precisa indicar tiempo, aquí se pueden utilizar términos poco cuantificables, y cuanto se desee hacer o tener, en cualquier medida, es decir, que en la visión se es mucho más abierto, son más sencillas al redactar. De igual manera que la misión. La Visión responde a una serie de preguntas, tales como ¿qué quiere ser la empresa? ¿Cómo quiere serlo? ¿Para qué o quién(es) lo desea hacer?, está última no es imprescindible.
Objetivos:
- Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización.
- Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización.
- Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización.
- Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa.
- Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarios.
- Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales.
- Servir de base para el adiestramiento y capacitación personal.
- Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo.
Plan de Acción (Definición).
Los Planes de Acción son instrumentos gerenciales de programación y control de la ejecución anual de los proyectos y actividades que deben llevar a cabo las dependencias para dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecidos en el plan estratégico.
En general, los planes se estructuran principalmente mediante proyectos de inversión, sin embargo, un plan de acción debe contener también el desarrollo de las tablas específicas.
Dichos planes en línea generales, colocan en un espacio definido de tiempo y responsabilidad las tareas específicas para contribuir alcanzar objetivos superiores.
Todos los planes de acción presentan su estructura de modo "personalizado" para cada proyecto, es decir, dependiente de los objetivos y los recursos.
Filosofía de Gestión (Definición).
La filosofía de Gestión de una organización está integrada por la Misión, Visión, Objetivos, Estrategias y Políticas Corporativas. Está expresa la doctrina fundamental de gestión institucional de la organización en tanto que establece el horizonte que orienta, su razón de ser, la duración de su desempeño y conducción, y sus modalidades de acción. La filosofía de gestión de una organización, le permite definir los postulados filosóficos fundamentales de la institución
Fuentes consultadas:
Fuentes consultadas:
- http://www.buenastareas.com/ensayos/Mision-Vision-y-Valores/169842.html ales de Normas y Procedimientos
- ehttp://www.ciens.ucv.ve/instzool/Transf/DEFINICION%20DE%20TERMINOS.pdf s de Normas y Procedimientos
-http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales-administrati\
vos.htm
-ttp://www.mailxmail.com/curso-empresa-metodos-procedimientos/empresa políticas-normas
-http://nyelvtanulo-ismeretlen.blogspot.com/al
-Plan De Acción Normas y Procedimientos Ensayos y Documentos
http://www.buenastareas.com/temas/plan-de-accion-normas-y-procedimientos/0
José Humberto Prato
v Participación Foro Tema de la Unidad 5:
Mantenimiento del Manual de Organización de la Unidad de Archivo.
El Manual de Organización es un documento de control administrativo que tiene como propósito, orientar al personal de la Secretaría de Administración en la ejecución de las labores asignadas a cada órgano administrativo; asimismo, delimitar responsabilidades, evitar duplicidades e identificar omisiones; además, sirve como instrumento de apoyo para el control, evaluación y seguimiento de los objetivos institucionales, así como medio de orientación e información al público en general.
El Manual de Organización contiene información relativa a los antecedentes de la institución, su base legal, misión, visión, atribuciones y organigramas, así como las unciones de los órganos administrativos y un glosario de términos técnicos administrativos para facilitar su comprensión.
Este manual está dirigido a todos los servidores públicos de la institución que deseen conocer el funcionamiento organizacional de esta Dependencia, pero primordialmente al personal de nuevo ingreso, como un medio de integración y orientación para facilitarle su incorporación a las distintas funciones operacionales que ejecutará. El presente documento de gestión, tiene por finalidad determinar las funciones específicas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia.
También proporciona información veraz a los funcionarios y empleados, sobre sus funciones específicas, sus dependencia jerárquica y coordinación para el cumplimiento de sus funciones, así como las interrelaciones formales que le corresponde.
La entrada en vigor de la Ley 30/92, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Acceso a los archivos y registros en el artículo 37. Como nos dice Lliset Borrell, es El derecho del ciudadano al que la ley dedica el precepto más largo.
BASE LEGAL
- Estatuto Legal de la empresa inscrita en Registros Públicos.
- Ley General de Sociedades.
Fuente Consultada:
Fabio Enrique Páez Villamizar – 1997
Joksan Quintana
v Participación Foro Tema de la Unidad 5:
Elaboración del Manual de Organización de la Unidad de Archivo. Estructura del Manual de Organización de la Unidad de Archivo.
1- Manuales de archivo:
El manual de archivo debe referirse a procedimientos documentados del sistema de la calidad destinados a planificar y gerenciar el conjunto de actividades que afectan la calidad dentro de una organización. Este manual debe igualmente cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de calidad requerida para una organización. También deben ser agregados o referenciados al manual de calidad aquellos procedimientos documentados relativos al sistema de la calidad que no son tratados en la norma seleccionada para el sistema de la calidad pero que son necesarios para el control adecuado de las actividades.
Los manuales de archivo son elaborados y utilizados por una organización para:
· Comunicar la política de la calidad, los procedimientos y los requisitos de la organización.
· Describir e implementar un sistema de la calidad eficaz.
· Suministrar control adecuado de las prácticas y facilitar las actividades de aseguramiento.
· Suministrar las bases documentales para las auditorias.
· Adiestrar al personal en los requisitos del sistema de la calidad.
· Presentar el sistema de la calidad para propósitos externos: por ejemplo, demostrar la conformidad con las normas COVENIN-ISO 9001, 9002 o 9003.
· Demostrar que el sistema de la calidad cumple con los requisitos de la calidad exigidos en situaciones contractuales.
Aunque no hay estructura ni formato requerido para los manuales de archivo, existen métodos para asegurar que el tema este orientado y ubicado adecuadamente; uno de éstos sería fundamentar las secciones del manual de archivo con los elementos de la norma que rige el sistema. Otro enfoque aceptable sería la estructuración del manual para reflejar la naturaleza de la organización.
Un manual de archivo puede:
· Ser una compilación de los procedimientos documentados.
· Ser una serie de procedimientos documentados para aplicaciones específicas.
· Ser más de un documento o nivel.
· Tener un núcleo común con apéndices apropiados.
· Tener horas numerosas derivaciones posibles basadas en las necesidades organizacionales.
La aplicación más común de un manual de archivo es empleado para propósitos tanto de gestión de la calidad como de aseguramiento de la calidad. Sin embargo cuando la organización considere que es necesaria una distinción en su contenido o uso, es esencial que los manuales que describan el mismo sistema de la calidad no sean contradictorios.
2- Proceso de elaboración de un manual de Archivo:
· Responsable en cuanto a la Elaboración:
El proceso en cuanto a la elaboración con la asignación de la tarea de coordinación a un organismo delegado competente. Las actividades reales de redacción y trascripción deben ser ejecutadas y controladas por dicho organismo o por varias unidades funcionales individuales, según sea apropiado. El uso de referencias y documentos existentes puede acotar significativamente el tiempo de elaboración del manual de la calidad, así como también ayudar a identificar aquellas áreas en las cuales existan deficiencias en el sistema de la calidad que deba ser contemplado y corregidas.
· Uso de Referencias:
Siempre que sea apropiado se debe incorporar la referencia a normas o documentos que existen y estén disponibles para el usuario del manual de la calidad.
· Exactitud y Adecuación:
El organismo competente delegado debe asegurar que el esquema del manual de la calidad sea exacto y completo, y que la continuidad y el contenido del mismo sean adecuados.
· Proceso de aprobación, emisión y control del manual de Archivo Revisión y Aprobación Final:
Antes de que el manual sea emitido, el documento debe ser revisado por individuos responsables para asegurar la claridad, la exactitud, la adecuación y la estructura apropiada. La emisión de este manual debe ser aprobado por la gerencia responsable de su implementación y cada copia de este debe llevar una evidencia de su autorización.
· Distribución del Manual:
El método de distribución del manual debe proporcionar la seguridad de que todos los usuarios tengan acceso apropiado al documento. La distribución puede ser facilitada mediante la codificación de copias.
· Incorporación de Cambios:
Se debe diseñar un método para proveer la propuesta, elaboración, revisión, control e incorporación de cambios en el manual. Al procesar cambios se debe aplicar el mismo proceso de revisión y aprobación utilizado al desarrollar el manual básico.
· Control de la Emisión y de los Cambios:
El control de la emisión y de los cambios del documento es esencial para asegurar que el contenido del manual está autorizado adecuadamente. Se pueden considerar diferentes métodos para facilitar el proceso físico de la realización de los cambios. En cuanto a la actualización de cada manual se debe utilizar un método para tener la seguridad de que cada poseedor del manual reciba los cambios y los incluya en su copia.
· Copias no Controladas:
Se debe identificar claramente como copias no controladas todos aquellos manuales distribuidos como propósitos de propuestas, uso fuera del sitio por parte del cliente y otra distribución del manual en donde no se prevea el control de los cambios.
Fuentes Consultadas:
COVENIN-ISO 10013:1995. Lineamientos para la Elaboración de Manuales de la
Calidad.
Norma Venezolana. COVENIN-ISO 9001-2000. Sistemas de Gestion de la calidad
requisitos. (2da revision).
Calidad.
Norma Venezolana. COVENIN-ISO 9001-2000. Sistemas de Gestion de la calidad
requisitos. (2da revision).
Angélica Ramos
v Participación Foro Tema de la Unidad 5:
La implantación del manual de normas y procedimientos es importante para la organización, ya que el personal y cada miembro perteneciente debe estar informado y actualizado en los cambios generados, de las actividades a realizar, de esta manera garantizando que el sistema operativo este en constante flujo.
Para implantar el manual es necesario divulgarlo en todos los niveles de la empresa, de la siguiente forma: presentando conferencias, reunión de personal, repartiendo folletos entre los empleados, para logra una aplicación inmediata y asegurar el conocimiento del nuevo proceso, los formatos que implican, los objetivos propuestos y los beneficios que obtendrá la compañía. Es importante que el manual de normas y procedimientos se ajuste sin inconveniente a la estructura de la empresa y a los requerimientos del personal.
Las dificultades que se pueden presentar al momento de implementar las normas y procedimientos son:
a) El Síndrome de Goliat: Algunas empresas son tan grandes y tienen tantas secciones, o tantas líneas de negocio y tan diferentes que el personal rivaliza entre las mismas líneas de negocio o secciones como si fueran empresas diferentes. Cuando se presentan este tipo de problemas es muy común que se generen procedimientos, normas y formatos propios de cada sección y la información que se requiere rescatar se encuentra parcializada, dispersa y
duplicada ya que cada unidad tiende a generar su propia base de datos. Para poder organizar en este tipo de empresas se deben dividir por línea de negocio en independizar su base de datos, o tener una sección especializada donde se maneje sistemáticamente toda la información de la empresa y se generen los formatos, métodos y procedimientos únicos para toda la empresa, integrando en este trabajo los líderes de todas las secciones.
b) El Síndrome del Puente: se refleja cuando la mayoría de las actividades que debe realizar la empresa deben pasar por la aprobación de una persona o muy pocas personas. De esta forma, se tiende a no delegar y este grupo reducido deben llevarle seguimiento a todo lo que ocurre dentro de la organización en todos los departamentos. Uno de los tantos problemas que genera esto es que los empleados de la empresa no se acostumbran a responsabilizarse de su cargo, pues bajo dichas condiciones, los únicos responsables siempre serán aquel grupo de autorizadores o aprobadores que son el puente del desarrollo de la empresa. En el caso de empresas pequeñas y medianas, se tiene que trabajar arduamente para ir redactando, publicando y ajustando las diferentes normas, procedimientos y formatos, por lo tanto es comun que solo se vea el gasto generado a corto plazo y no que la organización interna puede asegurar la permanencia de la compañía en el tiempo.
Es importante resaltar que los jefes de grupo deben velar por el cumplimiento de dichas normas. En la práctica, cuando se hace un proceso adecuado de divulgación, reuniones de discusión y charlas de aclaración de las normas, casi se da por sentado su conocimiento en la empresa y su aplicación se vuelve inmediata
REFERENCIAS:
Manual de procedimientos (2010). Implementación. [En Línea]. Disponible en:
http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/2010/05/manuales-de-normas-y-procedimi\
entos.html (consultado: 13/05/2011, 10:20am.)
Manual de procedimientos (2010). Implementación de manuales, normas y
procedimientos. [En Línea]. Disponible en:
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesdenormasyproc\
edimientos/default2.asp (consultado: 13/05/2011, 10:02 am.)
Para implantar el manual es necesario divulgarlo en todos los niveles de la empresa, de la siguiente forma: presentando conferencias, reunión de personal, repartiendo folletos entre los empleados, para logra una aplicación inmediata y asegurar el conocimiento del nuevo proceso, los formatos que implican, los objetivos propuestos y los beneficios que obtendrá la compañía. Es importante que el manual de normas y procedimientos se ajuste sin inconveniente a la estructura de la empresa y a los requerimientos del personal.
Las dificultades que se pueden presentar al momento de implementar las normas y procedimientos son:
a) El Síndrome de Goliat: Algunas empresas son tan grandes y tienen tantas secciones, o tantas líneas de negocio y tan diferentes que el personal rivaliza entre las mismas líneas de negocio o secciones como si fueran empresas diferentes. Cuando se presentan este tipo de problemas es muy común que se generen procedimientos, normas y formatos propios de cada sección y la información que se requiere rescatar se encuentra parcializada, dispersa y
duplicada ya que cada unidad tiende a generar su propia base de datos. Para poder organizar en este tipo de empresas se deben dividir por línea de negocio en independizar su base de datos, o tener una sección especializada donde se maneje sistemáticamente toda la información de la empresa y se generen los formatos, métodos y procedimientos únicos para toda la empresa, integrando en este trabajo los líderes de todas las secciones.
b) El Síndrome del Puente: se refleja cuando la mayoría de las actividades que debe realizar la empresa deben pasar por la aprobación de una persona o muy pocas personas. De esta forma, se tiende a no delegar y este grupo reducido deben llevarle seguimiento a todo lo que ocurre dentro de la organización en todos los departamentos. Uno de los tantos problemas que genera esto es que los empleados de la empresa no se acostumbran a responsabilizarse de su cargo, pues bajo dichas condiciones, los únicos responsables siempre serán aquel grupo de autorizadores o aprobadores que son el puente del desarrollo de la empresa. En el caso de empresas pequeñas y medianas, se tiene que trabajar arduamente para ir redactando, publicando y ajustando las diferentes normas, procedimientos y formatos, por lo tanto es comun que solo se vea el gasto generado a corto plazo y no que la organización interna puede asegurar la permanencia de la compañía en el tiempo.
Es importante resaltar que los jefes de grupo deben velar por el cumplimiento de dichas normas. En la práctica, cuando se hace un proceso adecuado de divulgación, reuniones de discusión y charlas de aclaración de las normas, casi se da por sentado su conocimiento en la empresa y su aplicación se vuelve inmediata
REFERENCIAS:
Manual de procedimientos (2010). Implementación. [En Línea]. Disponible en:
http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/2010/05/manuales-de-normas-y-procedimi\
entos.html (consultado: 13/05/2011, 10:20am.)
Manual de procedimientos (2010). Implementación de manuales, normas y
procedimientos. [En Línea]. Disponible en:
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesdenormasyproc\
edimientos/default2.asp (consultado: 13/05/2011, 10:02 am.)
Josue Rothe
v Participación Foro Tema de la Unidad 5:
Elaboración del Manual de Funciones del Personal y su Aplicación.
Al momento de realizar el manual de funciones para el personal, se comenzará a revisar las necesidades según tipo de archivo dentro del propio sistema de gestión documental.
Cuando poseemos un sistema de gestión aplicado a una institución privada, que se caracteriza por poseer archivo de gestión, necesitaremos determinar la necesidad real del tipo de perfil para el levantamiento de las funciones del personal.
Por ejemplo; tomemos el caso de un archivo de gestión, en el sector seguro, específicamente, conformado por expedientes de suscripción automóvil, este archivo lo denominaremos: Archivo de gestión de suscripción automóvil, dentro del sistema de gestión documental, sería un pequeño subsistema. Dependiendo de la cantidad de la producción documental, determinaremos el número de técnicos y profesionales necesarios, entonces coloquemos como ejemplo que se produce mensualmente 1000 expedientes, a los cuales se les deben aplicar las operaciones archivísticas, por lo que necesitaremos para este tipo de archivo, 2 analistas de gestión documental y un supervisor, o dicho en criollo, 2 archivistas y un archivólogo.
Funciones del Archivólogo:
Realizar informes de gestión.
Administrar, la información documental.
Realizar levantamientos de los indicadores de producción documental, a fin de manejar su realidad y visualizar sus necesidades futuras.
Determinar la asignación del tipo de trabajo para el personal encargado, etc.
Archivistas:
Aplicar las operaciones archivísticas necesarias dentro del archivo de gestión, como por ejemplo: ordenar, clasificar, anexar, etc.
Aplicar las operaciones archivísticas necesarias dentro del archivo de gestión, como por ejemplo: ordenar, clasificar, anexar, etc.
Ser garante del buen uso de la información documental.
Dirigir sus servicios solo a aquellas unidades que le hallan asignado.
Entregar informes de gestión mensuales al supervisor.
Aplicación del manual de funciones de personal.
Dependiendo de la institución a la que se aplique, deben realizarse equipos de trabajo conformados por recursos humanos y organización y métodos, además de los encargados de los departamentos donde funcione al archivo, a fin de que estos evalúen nuestra propuesta para las funciones del personal.
Luego de aprobada la gerencia de recursos humanos será la encargada de publicar estas normas y aplicarlas, de manera que al momento de la selección y captación se toman en cuenta.
Tomando como base las recomendaciones de las guías de implementación del archivo
general de la nación de Colombia, pero aplicándola a la realidad privada.
general de la nación de Colombia, pero aplicándola a la realidad privada.
Fuente Consultada:
-Archivo General de Colombia. [En línea] Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2037
Geraldín Rubino
v Participación Foro Tema de la Unidad 5:
Definición de manuales de normas y procedimientos
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripciòn de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripciòn de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la
conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se està realizando o no adecuadamente.
objetivo de normas y procedimientos
es la Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por
fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
ejemplo de objetivo de norma y procedimiento
El objetivo del Manual de Normas y Procedimiento para la Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, consiste en documentar en forma integral y detallada los procedimientos administrativos, tomando en cuenta las necesidades específicas de la empresa y sus características. Además de su uso, es necesario instruir y capacitar al personal que labora en cada departamento y hacerle comprender la necesidad de ejecutar adecuadamente las instrucciones y procedimientos dados en dicho manual. A través de él, se puede planificar de manera eficiente tanto el recurso humano como material, y obtener seguridad en el registro de las operaciones, ya que habrá uniformidad de criterios.
http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml
http://www.monografias.com/trabajos57/manual-normas-administrativo/manual-normas\
-administrativo.shtml
conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se està realizando o no adecuadamente.
objetivo de normas y procedimientos
es la Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por
fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
ejemplo de objetivo de norma y procedimiento
El objetivo del Manual de Normas y Procedimiento para la Cooperativa de Servicios Múltiples Araya R.L, consiste en documentar en forma integral y detallada los procedimientos administrativos, tomando en cuenta las necesidades específicas de la empresa y sus características. Además de su uso, es necesario instruir y capacitar al personal que labora en cada departamento y hacerle comprender la necesidad de ejecutar adecuadamente las instrucciones y procedimientos dados en dicho manual. A través de él, se puede planificar de manera eficiente tanto el recurso humano como material, y obtener seguridad en el registro de las operaciones, ya que habrá uniformidad de criterios.
http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml
http://www.monografias.com/trabajos57/manual-normas-administrativo/manual-normas\
-administrativo.shtml
Soleidy Sánchez
v Participación Foro Tema de la Unidad 5:
Definición de Proceso:
* Acción o sucesión de acciones continuas regulares, que ocurren o se llevan a cabo de una forma definida, y que
llevan al cumplimiento de algún resultado; una operación continua o una serie de operaciones.
(Diccionario de la Real Academia Española)
* La serie de Normas de Calidad ISO 9000:2000 en el apartado 3.4.1 define un "Proceso" como: "Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados".
Definición de Procedimiento:
PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan , explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación.
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GÒMEZ CEJA, MÉXICO, Mc GRAW HILL 1997
Definición de Normas:
La norma es una regla u ordenación del comportamiento humano dictado por autoridad competente de acuerdo a un criterio de valor y cuyo incumplimiento trae aparejado una sanción.
* Acción o sucesión de acciones continuas regulares, que ocurren o se llevan a cabo de una forma definida, y que
llevan al cumplimiento de algún resultado; una operación continua o una serie de operaciones.
(Diccionario de la Real Academia Española)
* La serie de Normas de Calidad ISO 9000:2000 en el apartado 3.4.1 define un "Proceso" como: "Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados".
Definición de Procedimiento:
PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan , explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación.
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GÒMEZ CEJA, MÉXICO, Mc GRAW HILL 1997
Definición de Normas:
La norma es una regla u ordenación del comportamiento humano dictado por autoridad competente de acuerdo a un criterio de valor y cuyo incumplimiento trae aparejado una sanción.
http://www.mitecnologico.com/Main/ConceptoDeConstitucionGobierno
Definición de Paso:
Paso: Gestión, trámite o actuación que hay que realizar para conseguir algo
http://www.elpais.com/diccionarios/castellano/paso
Definición de Manual:
El término manual contiene 2 diferentes sigmificados que coinciden en que ambas son ampliamente utilizadas por el común de la gente.
Por un lado el término manual puede hace referencia a aquello que se realiza o produce con las propias manos.
En tanto el término manual tiene otro significado, porque con la palabra manual también podemos hacer referencia a los manuales técnicos que vienen generalmente acompañando a aquellos productos electrónicos que adquirimos y que requieren de su lectura y la observación de las recomendaciones que contienen antes de poner en funcionamiento los mencionados.
Pero el significado que nosotros necesitamos para nuestra materia se refiere a este tipo de manual :
Manual de procedimiento: es aquel documento que contendrá la descripción de las actividades que deben ser observadas en la realización de las funciones de, cómo dijimos, una unidad administrativa o varias de ellas
http://www.definicionabc.com/general/manual.php
