Participaciones y Trabajo Unidad 2: Archivo. Archivos Administrativos e Intermedios.

Yordanys Orozco

v Participación Foro Tema de la Unidad 2:

Definición de Archivo. Desde su concepto más general, desde la Archivística, desde el Marco Legal Venezolano.

Desde su concepto más general:

"La palabra archivo se utiliza generalmente para designar a aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos, usualmente producidos en otro lugar y como resultado de la concreción de sus respectivas actividades, que pueden ser: documentos, libros, recortes de diarios viejos, entre otros, y que ostentan una importancia vital a la hora de intentar investigar en la identidad y la reconstrucción histórica de una nación por ejemplo". "La palabra archivo también se usa para referirse al fondo documental en sí".

De acuerdo al diccionario estudiantil círculo, archivo es: m. Local en que se custodian documentos públicos o particulares. || Conjunto de datos grabados como una sola unidad de almacenamiento: borré varios archivos del disco duro.|| FAM. Archivador, archivar, archivero, archivista, archivística, archivístico, archivología, archivológico.

Desde la Archivística:

Para Heredia un archivo " es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia".

Desde el Marco Legal Venezolano:

Artículo 143: "…se entiende por órgano de archivo, ente o unidad administrativa del Estado que tiene bajo su responsabilidad la custodia, organización, conservación, valoración, selección, desincorporación y transferencia de documentos oficiales sea cual fuere su fecha , forma y soporte material, pertenecientes al Estado o aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por comunidades organizadas, organizaciones públicas no estatales y entidades privadas".

Fuentes Consultadas:

-Guía de definiciones en red. [En línea]. Disponible en: <http://www.definicionabc.com/historia/archivo.php

-Diccionario estudiantil Círculo (primera edición), Círculo de Lectores, 2009

- Exposición y conferenciasInternacional de Archivos (Excol'07) [en línea]. < http://es.scribd.com/doc/230826/antonia-heredia.

- Ley Orgánica de la AdministraciónPública, Título VII. Capítulo I "De Los Archivos y Registros de laAdministración Pública".

Andreina Paiva

v Participación Foro Tema de la Unidad 2:

Definición de Archivos Intermedios: Desde su concepto más general, desde la Archivística, desde el marco legal venezolano.

Según Antonia Heredia: viene a ser la residencia para los documentos que todavía tienen valores administrativos pero son utilizados con poca frecuencia por la Administración y aún no ha llegado para ellos el momento de entrar en el Archivo Histórico. Como consecuencia en un Archivo intermedio todavía hay que valorar y sobre todo seleccionar y eliminar. Su papel es el de aligerar el volumen documental de la administración utilizando locales alejados y menos costosos. Es la antesala del histórico de aquí la importancia de su buen funcionamiento.

Heredia Herrera, Antonia. (2007) ¿Qué es un archivo? Madrid: Ediciones Trea.

Partiendo de esta conceptualización pienso que de aquí parte el equilibrio fundamental para mantener la organización, el volumen de los documentos luego de su gestión administrativa, su valoración como garante de la actividad de entes productores, también la conservación de esos documentos antes de el debido traslado a el archivo histórico.

Es realmente importante el que este archivo se vea como uno de los garantes del buen funcionamiento y gestión archivística, respetando los principios básicos de procedencia y orden original desde su salida administrativa para pasar a su inactividad sin perder su valor documental, en reunir y conservar documentos que han perdido vigencia y que emergen de la actividad administrativa manteniendo una interrelación sistemática en el control de sus procesos, de esta manera se optimiza la gestión en todas las áreas que incorporen estos archivos de producción y flujo documental.

Artículo 2. A los efectos de este Reglamento se hacen las siguientes definiciones:

Archivo Central: Es aquel que está formado por los documentos transferidos desde los Archivos de Gestión que existen en las diferentes dependencias del Ministerio de la Secretaría de la Presidencia, una vez finalizado el trámite a que estos se refieren o cuando ya no sea necesaria su consulta.

REGLAMENTO ORGÁNICO DE LOS ARCHIVOS DEL MINISTERIO DE LA SECRETARÍA DE LA PRESIDENCIA Decreto N° 3.270 del 29 de enero de 1999 [en línea] disponible en:

http://archivologo.blogcindario.com/2005/10/00030-reglamento-organico-de-los-archivos-del-ministerio-de-la-secretaria-de-la-presidencia.html
Consultado: 27/03/2011. 12:55 pm

Esta definición es base a un reglamento que se rige en la capacidad regularización de los archivos intermedios o centrales, para que lleve el proceso y funcionalidad necesaria para la clasificación de sus fondos documentales, la organización e identificación de secciones y series, así mismo aplicando criterios teóricos de la archivística con respecto a su estructura orgánica, organización funcional y del principio de procedencia.

Daniela Pereira

v Participación Foro Tema de la Unidad 2:

Función del Archivo Intermedio.

La función del archivo intermedio

• La organización y la imposibilidad de conservar todos los documentos cuando han cumplido su ciclo.

• La instalación de fondos, clasificación, descripción e información de cada uno de los documentos que son resguardados.

• La selección y expurgo de los documentos para así conservar los más importantes.

Cruz M., José R. (2006). La gestión de documentos en las organizaciones.
Editorial pirámide. España.

Violeta Ponceleón

v Participación Foro Tema de la Unidad 2:

Importancia de los Archivos Intermedios.

Son de gran importancia, debido a que son los encargados de reunir y conservar todos los documentos traspasados de los Archivos Administrativos, gracias a su función hace posible el equilibrio documental, es decir, debido a que no todos los documentos se pueden conservar, por eso seleccionan y valoran la documentación que se preservara. Motivo por el cual el archivo intermedio es parte vital del sistema archivístico.

Referencias Consultadas:

archivosadminterm-aai-blogspot.com

José Humberto Prato

v Participación Foro Tema de la Unidad 2:

Gestión y Organización de los Archivos en Venezuela.

Para Méndez en esta nueva realidad, el factor humano impera en las organizaciones, ya que es el único recurso disponible capaz de tener perspicacia, presuponer o inferir. Por mayores y mejores que sean los sistemas de información y los bancos de datos, por más nuevas que sean las investigaciones en el área de la inteligencia artificial, hasta hoy no se han conseguido ordenadores que piensen como seres humanos, capaces de tomar decisiones basadas en la sensibilidad.

Según Stewart, estamos viviendo una revolución que, lejos de ser una moda pasajera, es fruto de fuerzas incontrolables e irreversibles: la globalización, la informatización, la desintermediación económica y la intangibilización. Para Garvin (1998), la gestión del conocimiento obtiene y comparte bienes intelectuales, con el objetivo de conseguir resultados óptimos en términos de productividad y capacidad de innovación de las empresas. Es un proceso que engloba generar, recoger, asimilar y aprovechar el conocimiento con vistas a generar una empresa más inteligente y competitiva.

Tissen, Andrissen y Lekanne (2000), dividen la gestión del conocimiento en: Gestión funcional del conocimiento: las compañías, conscientes de la necesidad de distribuir información en la organización, están empleando una serie de técnicas de gestión funcional del conocimiento con la principal preocupación de conectar a las personas con el sistema que se utiliza para la distribución y la transferencia de conocimiento.

Gestión estratégica del conocimiento: establece un equilibrio del conocimiento de una compañía con su estrategia empresarial prestando atención al impacto de la informática y a la necesidad de diseñar la estructura de la organización en conformidad.

Las fuerzas son básicamente las existentes en el mercado de bienes y servicios y, como en éste, los mercados del conocimiento poseen compradores, vendedores, corredores y empresarios como también formas de pago.

Para COPE, el "descubrimiento" del conocimiento es el proceso por el cual ampliamos la cantidad y calidad de nuestro almacén de conocimiento. Esto se puede llevar a cabo a través de una serie de procesos que incluyen la lectura, escritura, conferencias, trabajo en equipo, sueños diarios o trabajo en un equipo directivo.

Joksan Quintana

v Participación Foro Tema de la Unidad 2:

Valor Predominante de la Documentación.

El documento posee un valor primario desde su nacimiento, que es valor administrativo. Mas este valor va perdiendo vitalidad con el tiempo desde el punto de vista de la gestión administrativa. Sin embargo comporta un valor paralelo al valor legal, jurídico o probatorio. Todo documento aunque no tenga un hecho de naturaleza jurídica tiende a tener un valor legal. Cumplido de un periodo vital en el proceso administrativo el documento cobra un nuevo valor, acrecentado con el tiempo, el de servir como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural: Es el valor segundario también denominado histórico o permanente. Muchos autores consideran que dentro del valor primario debe incluirse el financiero o fiscal pero realmente el valor predominante de un
documento es puramente administrativo.

La Edad de los Documentos Conservados:

PRIMERA EDAD: Corresponde con la circulación y tramitación de los asuntos iniciados. Estos forman parte de los archivos de gestión ya que son de uso frecuente y se conservan no más allá de cinco años.

SEGUNDA EDAD: Los documentos, o el expediente referente a un asunto, deben conservarse como objeto de consulta o antecedente ya que estos documentos son de uso poco frecuente. Estos forman parte de un archivo intermedio, los mismos se conservan no más allá de 50 años.

TERCERA EDAD: El documento adquiere, de manera que su uso estará derivado de su valor cultural o de investigación. La conservación de estos documentos es definitiva ya que corresponden de los archivos históricos.

La Posibilidad o no de Recibir Transferencias Documentales:

El procedimiento de transferencia es, sin duda, un apartado importantísimo en la gestión de los archivos o de oficina, ya que es el procedimiento habitual de ingresos de fondos en un archivo mediante el traslado de las fracciones de las series documentales.

La técnica tradicional hasta ahora a sido, evidentemente mediante la entrega de documentación acompañada de un acta o relación de entrega, hoja de remisión, etc, estos en un soporte de papel. No obstante con las nuevas tecnologías y la informática aplicadas a este campo han proporcionado técnicas más sencillas y cómodas de efectuar el procedimiento.

Una de las más corrientes consiste en reproducir en un ordenador el formulario de transferencia y cumplimentarlo con los datos para luego imprimir las copias en papel y enviarlas en la forma tradicional junto con la documentación transferida. Esta técnica mantiene respeto a la forma tradicional de transferencia.

La segunda técnica, más avanzada preside ya del soporte papel y consiste en la utilización del correo electrónico para la revisión del formulario de transferencia. Sin embargo, la técnica de transferencia más avanzada consiste en lo que se denomina ¨carga directa de datos¨ desde las oficinas en la aplicación o sistema informático.

Fuentes Consultadas:

-AUTOR: JOSE RAMON CRUZ MUNDET

TITULO: MANUAL DE ARCHIVISTICA

-AUTOR: EDUARDO NUÑEZ FERNANDEZ

TITULO: ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE ARCHIVOS

Eduardo Ramos

v Participación Foro Tema de la Unidad 2:

Organización de los Archivos Administrativos. Etapas en la Formación de los Archivos Administrativos.

Etapas en la formación de los archivos administrativos: Según el Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de la Cultura de España, hay tres etapas que como ponen la formación de los archivos intermedios:

Archivo Central:

Dentro del ciclo vital de los documentos, es el que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los 30 años de antigüedad.

Archivo de Gestión:

Dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de la oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los cinco años de antigüedad.

Archivo Intermedio:

Dentro del ciclo vital de los documentos, es aquél al que se han de transferir los documentos de los archivos centrales (o de los archivos de gestión en el caso de los archivos históricos provinciales) cuando su consulta por los organismos productores es esporádica y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, los archivos intermedios no pueden conservar documentos que superen los cincuenta años de antigüedad.

Organización de los archivos administrativos:

Se basa en el orden lógico de los documentos dentro de los fondos de la unidad. Para ello se debe realizar una serie de procesos y pasos técnicos como: clasificación de las series documentales, cuadro de clasificación, usar una codificación alfanumérica, establecer un orden cronológico de los documentos.

Una buena organización regular la producción, circulación, uso y control de los documentos; su objetivo se enfoca en la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de la institución, a lo largo de su ciclo vital de forma eficiente.

Fuentes Consultadas:

-Documento en línea, disponible en: http://www.mcu.es/archivos/MC/DTA/Diccionario.html

-Documento en línea, disponible en:http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/

Angélica Ramos

v Participación Foro Tema de la Unidad 2:

Importancia de los Archivos en la Administración.

Como función básica y general se podría comenzar con que la importancia en esta área va dirigida a que facilitan la gestión de la Administración Pública e Instituciones, proporcionando acceso a los documentos para buscar información precisa acerca de productos, transacciones y actos administrativos, determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones rápidas que se necesiten para el
funcionamiento de dichas entidades , responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de los ciudadano.

Importancia en la Comunidad y el Estado.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, ya que expresan en forma original el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades de esta manera reflejando la importancia; los archivos tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del estado y de este con otros estados. Su existencia, desempeño y desaparición, son siempre demostrables a través de los documentos.

Importancia para el Desarrollo Económico y Social.

Los archivos son el registro de todas las actividades realizadas en una entidad; a partir de estas evidencias sobre planes y proyectos elaborados y llevados a la práctica o no, se puede determinar de qué manera se ha avanzado en el campo económico y social, cuales proyectos no han resultado, cuáles han sido los factores del fracaso y cuales han tenido un éxito ejemplar de seguir, mejorar y ajustar a las nuevas necesidades.

Importancia para el Desarrollo Científico y Tecnológico.

Considerando que la investigación es condición para el avance científico y tecnológico y sus resultados permiten aplicaciones prácticas y la generación de conocimientos pertinentes para las necesidades de los diferentes sectores del país se llega a qué: gran parte de la contribución de los archivos está basado en la capacidad para brindar información sobre insumos y resultados obtenidos durante los distintos procesos.

Importancia para el Fomento de la Cultura y la Identidad Cultural

Los archivos son de vital importancia para la sociedad, sus contenidos dan testimonio de las actividades de gestión de las personas o instituciones públicas o privadas. Los archivos documentan la vida de las comunidades desde su origen, dan cuenta de diferentes expresiones creativas, artísticas, relacionadas con el desarrollo económico, político y cultura, y además registran las experiencias colectivas y contienen demostración y evidencia de las raíces de cada individuo y de todo el quehacer diario de un grupo social.

Referencia en línea:http://www.buenastareas.com/ensayos/Importancia-De-Lo-Archivos-Para-La/113\6570.html

Referencia en línea: http://www.buenastareas.com/ensayos/Importancia-De-Los-Archivos/215154.htm\l

Referencia en línea: http://www.buenastareas.com/ensayos/Importancia-De-Los-Archivos-Para-El/61\7799.html

Yusmari Rivas

v Participación Foro Tema de la Unidad 2:

Tipos de Archivos:

Según Antonia Heredia

Archivos Públicos: según su actividad pueden ser judiciales, militares y municipales. En este caso servirían a todas las empresas, instituciones y ministerios del estado, para conservar de manera permanente dichos documentos como patrimonio testimonial de la nación.

Archivos Privados: personales, mobiliarios, eclesiásticos y de empresas. Como su nombre lo indica dichos archivos pertenecen al sector privado de una nación, tales como, empresas, escuelas, iglesias, bienes raíces, de personas naturales, etc.

Según Manuel Vásquez

Según este autor existen dos tipos de archivos según las instituciones la primera clasificación de Instituciones seria las Autóctonas dentro de dicho grupo entran la Estadales (Municipales, Provinciales y Nacionales) y las No Estadales(Sin fines y con Fines de Lucro, generalmente relacionadas en el área de la salud y la educación y las extranjeras que tienen casi la misma clasificación.

· Según la Ubicación dentro de Un Sistema De Archivo

Se clasifican en Central, Periférico, Sectorial e Intermedio

· Según la Cantidad de Documentos que Alberga

Según Manuel Vásquez se clasifican en 3 aunque en parte vienen siendo las clases de archivos Activos, semiactivos e inactivos.

· Según la Relación con El Destino Final de los Documentos

Según esto a mi criterio propio y con lo investigado hasta ahora podría decir que se clasifican el 2: archivos de provisorio y permanente, el primero es que contiene o acumula documentos provisionalmente hasta tanto no cumplan su tramite final y el permanente acumula documentos que ya han sido seleccionados con anterioridad para ser conservados.

· Según las Características de los Conjuntos Documentales que Contienen

Son los especializados y los especiales.

· Según las Funciones Desarrolladas

Según sus funciones están los archivos estadales, nobiliarios, de empresas mercantiles, públicos, privados, personales, judiciales, entre otros.

Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente.

El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.

En conclusión personal cualquier organización, empresa realizan diversas actividades dentro de las mismas las cuales se generan con la finalidad de llevar un registro y con esto a su vez un archivo. Los archivos dentro de cualquier organización es considerado por muchos un instrumento importante ya que recoge información la recopilada de interés.

Fuentes Consultadas:

-Dupla del Moral, Ana(1997). Manual de Archivos de oficina para gestores.

Comunidad de Madrid, pág. 159

-Heredia, Antonia. (1991). Archivística General: Teoría y Práctica. España:

Excma

-Vásquez, Manuel (1997) Ibiden

-…………………. (1997). Introducción a la Archivología. Santa fe de Bogota. Archivo

General de la Nación.

-Reglamento Orgánico de los Archivos del Ministerio de la Secretaria de la

Presidencia, Art 2,3 y 6.

-http://www.mundoarchivistico.com/index.php?menu=diccionario&accion=ver&id=1281

Geraldín Rubino

v Participación Foro Tema de la Unidad 2:

Archivo administrativo: Archivo vigente, activo, que guarda con carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece. Son fuentes de completamiento de los archivos centrales, provinciales y municipales. Al archivo administrativo también se le llama archivo vivo.

Desde el punto de vista archivístico: tratamiento archivístico de la documentación, apoyo a las entidades productoras en cuanto a la formación documental; transferencias, organización, clasificación, elección, observación, y utilización; interpretación, descripción, tratamiento de documentos especiales, comunicación, difuncion, servicio público.

EGLAMENTO ORGÁNICO DE LOS ARCHIVOS DEL MINISTERIO DE LA SECRETARÍA DE LA PRESIDENCIA
Decreto N° 3.270 del 29 de enero de 1999

Define en el artículo N.2

Archivo Central o administrativo: Es aquel que está formado por los documentos transferidos desde los Archivos de Gestión que existen en las diferentes dependencias del Ministerio de la Secretaría de la Presidencia, una vez finalizado el trámite a que estos se refieren o cuando ya no sea necesaria su consulta.

(Grupo Iberoamericano de tratamiento de Archivos Administrativos. Hacia un diccionario de terminología archivística. p. 10.)

"Anales de documentación", N. 2 ,1999 ,pag. Desde 103-120

Soleidy Sánchez

v Participación Foro Tema de la Unidad 2:

Según Cruz Mundet, afirma que La Función del Archivo de Gestión es: "son los documentos, en todos los formatos y medios, creados o recibidos por cualquier organización pública o privada en el desarrollo de sus actividades o (sic) cualquier individuo obligado a crearlos y mantenerlos"; el objetivo de la misma "dirigir la práctica de los archiveros o la de cualquier persona que cree o utilice documentos en el transcurso de sus actividades.

Según la función principal de un archivo de gestión son tres (3) recoger conservar y servir y se definen como:

Servicios: el derecho al acercamiento a los documentos es libre ya que lo consagra la carta magna la constitución de la República Bolivariana de Venezuela publicado en la gaceta oficial Extraordinaria N° 5.453 de fecha 24/03/2000 en los Artículos 28 y 143 donde se establece que... "Toda persona tiene el derecho de acceder a la información y a los datos que sobre si misma o sobre sus bienes consten en registros u oficiales o privados.... podrá acceder a documentos de cualquier naturaleza que contengan información cuyo conocimiento sea de interés para comunidades o grupos de personas" Articulo 28
Así cómo también establece en su Artículo 143 " los ciudadanos y ciudadanas tienen derecho a ser informados e informadas oportuna y verazmente por la Administración Pública,.... Así mismo, tiene acceso a los Archivos y registro administrativos.

Bibliografía

1* Cruz Mundet, José Ramón: La gestión documental en las Organizaciones,
2006, pág.67.

2* Heredia Herrera, Antonia .¿Que es un Archivo?. Asturías: Ediciones Trea,
2007.

Trabajo Unidad 2: Archivo, Administrativo e Intermedio.

Universidad Central de Venezuela

Faculta de Humanidades Y Educación

Escuela de Bibliotecología y Archivología

Cátedra: Archivos Administrativos e Intermedios

Profesora: Isneida Riverol

6to Semestre Nocturno

Unidad II

ARCHIVO. ADMINISTRATIVO E INTERMEDIO

Participantes Grupo 5:

Orozco, Yordanys

Paiva, Andreína

Pereira, Daniela

Pérez, Carmen

Ponceleón, Violeta

Prato, José

Quintana, Joksan

Ramos, Eduardo

Ramos, Angélica

Rivas, Yusmari

Rubino, Geraldín

Sánchez, Soleidy

Caracas, marzo del 2011

Introducción

Una cuestión de objetividad, normativa, procedimiento, resguardo y responsabilidad pública, administrativa y jurídica es lo que contempla aquel espacio físico llamado Archivo. Aquí daremos a conocer que su concepción va más allá que un depósito de papel, que un lugar oscuro o un mueble lleno de polvo, donde el archivo se da a conocer en su amplia dimensión, en las políticas públicas y las competencias que día a día nacen para la articulación de sus procesos y sobre todo profesionales que lo administran. Se presentan perspectivas de autores que componen la historia y el desarrollo de los archivos, el archivo siendo protagonista de una sociedad y de las actividades que se ejercen dentro de él, enfocando siempre su relevancia dentro las políticas públicas en los reglamentos que lo forman.

Archivo

Definición de Archivo

Desde su concepto más general:

- "La palabra archivo se utiliza generalmente para designar a aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos, usualmente producidos en otro lugar y como resultado de la concreción de sus respectivas actividades, que pueden ser: documentos, libros, recortes de diarios viejos, entre otros, y que ostentan una importancia vital a la hora de intentar investigar en la identidad y la reconstrucción histórica de una nación por ejemplo". "La palabra archivo también se usa para referirse al fondo documental en sí".

Desde la Archivística:

Desde el Marco Legal Venezolano:

Artículo 143: "…se entiende por órgano de archivo, ente o unidad administrativa del Estado que tiene bajo su responsabilidad la custodia, organización, conservación, valoración, selección, desincorporación y transferencia de documentos oficiales sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, pertenecientes al Estado o aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por comunidades organizadas, organizaciones públicas no estatales y entidades privadas".

Evolución Histórica de los Elementos del Concepto de Archivo

En la antigüedad, los archivos eran considerados lugares de resguardo de la
documentación que daba testimonio de acontecimientos políticos, económicos y sociales.

Edad Media: los archivos van cobrando mayor importancia como institución pues se empiezan a aplicar métodos de clasificación documental, se comienza a diferenciar los fondos de acuerdo a su procedencia administrativa. Desde el siglo XVI hasta la revolución francesa se tiene una concepción de los archivos ya no son solo sitios de resguardo de la información sino que ahora es considerado como fuente de poder, tanto así que se decreta como territorio infranqueable (prohibición de acceso) de igual forma el estado desarrolla y aplica el concepto de archivo nacional, se establecen lineamientos para la eliminación de documentos y se consolida el registro de los documentos recibidos.

Con la segunda guerra mundial los archivos cobran importancia como centros de investigación para difundir conocimiento de los crímenes de los nazis contra la humanidad.

Además a partir de la creación de la ONU y posteriormente de la UNESCO la importancia de los archivos es vital, pues estos organismos establecen como uno de los derechos humanos el derecho al acceso de la información y garante de la democracia en cualquier país del mundo.

Los archivos se hacen más importantes para la administración, para las empresas, para la competitividad, además se acuña el concepto de ciclo vital de documentos y la conformación de sistemas y tipos de archivos, se hace inserción de las tecnologías en el manejo de archivos.

Entonces podemos decir, en la antigüedad se concebía a los archivos como entes aislados donde solo se utilizaban técnicas a fin de conservar la información, un simple deposito, con el transcurso del tiempo debido a la evolución de las sociedades, acontecimientos históricos y la creciente necesidad de acceso a la información, los archivos entonces se consideran parte de un sistema de integrando a los archivos históricos con archivos administrativos, de igual forma con la gestión documental se establece una relación entre la gestión administrativa y dicha gestión, pues el archivo es entonces una unidad mas dentro de las instituciones y tiene relación con las unidades administrativas sin renunciar por esto a ser instrumentos indispensables para garantizar el acceso a la informacion, para ser también centros de investigación, cultura y garante de la democracia.

Funciones de los Archivos

Según la autora Antonia Heredia Herrera, describe la función principal de un Archivo en tres funciones que es: recoger, conservar y servir.

Recoger: (Adquisición páralos Canadienses): Va más allá que la simple recepción pasiva, porque incluye a la entrada y la salida de los documentos de Archivos, sin dejar de lado que se debe seleccionar previo para poder ejecutar esta función, es decir que no todo lo que se estima recoger, necesariamente tienen que reposar en un Archivo. Esta función se encuentra estrechamente ligada con los términos de Transferencia y Traslado.

Conservar: Entendida como un conjunto de medidas y procedimientos destinados a asegurar la preservación o prevención de las posibles alteraciones. Cuando mencionamos a la conservación como función principal para preservar no podemos dejar de lado a los inmuebles de Archivos, porque incluye también sus instalaciones y mobiliarios.

Servir: Está ligado al derecho al acceso de los documentos, en la Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela, publicado en la Gaceta Oficial Extraordinaria N° 5.453 de fecha 24/03/2.000, en los Artículos 28 y 143. Se establece que…

•Toda persona tiene el derecho de acceder a la información ya los datos que sobre sí misma o sobre sus bienes consten en registros oficiales o privados…… podrá acceder a documentos de cualquier naturaleza que contengan información cuyo conocimiento sea de interés para comunidades o grupos de personas" Artículo 28.

Así cómo también establece en su Artículo 143

•Los ciudadanos y ciudadanas tienen derecho a ser informados e informadas oportuna y verazmente por la Administración Pública,…….Asimismo, tienen acceso a los archivos y registros administrativos.

"Derecho de acceso Artículo158.

•Toda persona tiene el derecho de acceder a los archivos y registros administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión o el tipo de soporte material en que figuren, salvo las excepciones establecidas en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y en la ley que regule la materia de clasificación de documentos de contenido confidencial o secreto.

Importancia de los Archivos en la Administración

Como función básica y general se podría comenzar con que la importancia en esta área va dirigida a que facilitan la gestión de la Administración Pública e Instituciones, proporcionando acceso a los documentos para buscar información precisa acerca de productos, transacciones y actos administrativos, determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones rápidas que se necesiten para el funcionamiento de dichas entidades , responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de los ciudadano.

Importancia en la Comunidad y el Estado

Importancia para el Desarrollo Económico y Social

Importancia para el Desarrollo Científico y Tecnológico

Importancia para el Fomento de la Cultura y la Identidad Cultural

Tipos de Archivo

Según el Tipo de Institución

Según Antonia Heredia

Archivos Privados: personales, mobiliarios, eclesiásticos y de empresas. Como su nombre lo indica dichos archivos pertenecen al sector privado de una nación tales como, empresas, escuelas, iglesias, bienes raíces, de personas naturales, etc.

Según Manuel Vásquez

Según este autor existen dos tipos de archivos según las instituciones la primera clasificación de Instituciones seria las Autóctonas dentro de dicho grupo entran la Estadales (Municipales, Provinciales y Nacionales) y las No Estadales (Sin fines y con Fines de Lucro, generalmente relacionadas en el área de la salud y la educación y las extranjeras que tienen casi la misma clasificación.

Según la Ubicación dentro de un Sistema de Archivo

Se clasifican en Central, Periférico, Sectorial e Intermedio

Según la Cantidad de documentos que alberga

Según Manuel Vásquez se clasifican en 3 aunque en parte vienen siendo las clases de archivos Activos, semiactivos e inactivos

Según la relación con el destino final de los documentos

Según las Características de los Conjuntos Documentales que contienen

Son los especializados y los especiales.

Según las funciones Desarrolladas

Según sus funciones están los archivos estadales, nobiliarios, de empresas mercantiles, públicas, privadas, personales, judiciales, entre otros.

En conclusión cualquier organización, empresa realizan diversas actividades dentro de las mismas las cuales se generan con la finalidad de llevar un registro y con esto a su vez un archivo. Los archivos dentro de cualquier organización son considerados por muchos un instrumento importante ya que recoge información la recopilada de interés.

Valor Predominante de la Documentación

La Edad de los Documentos Conservados:

La Posibilidad o no de Recibir Transferencias Documentales

La técnica tradicional hasta ahora ha sido, evidentemente mediante la entrega de documentación acompañada de un acta o relación de entrega, hoja de remisión, etc., estos en un soporte de papel. No obstante con las nuevas tecnologías y la informática aplicadas a este campo han proporcionado técnicas más sencillas y cómodas de efectuar el procedimiento.

Archivos Administrativos

Desde su concepto más general

Desde la Archivística:

Es tratamiento archivístico de la documentación, apoyo a las entidades productoras en cuanto a la formación documental; transferencias, organización, clasificación, selección, conservación, y utilización, interpretación, descripción, tratamiento de documentos especiales, comunicación, disfunción, servicio público.

Desde el Marco Legal Venezolano

Articulo 2.Archivo Central o administrativo: Es aquel que está formado por los documentos transferidos desde los Archivos de Gestión que existen en las diferentes dependencias del Ministerio de la Secretaría de la Presidencia, una vez finalizado el trámite a que estos se refieren o cuando ya no sea necesaria su consulta.

Organización de los archivos administrativos:

Se basa en el orden lógico de los documentos dentro de los fondos de la unidad. Para ello se debe realizar una serie de procesos y pasos técnicos como:

Clasificación de las series documentales, cuadro de clasificación, usar una codificación alfanumérica, establecer un orden cronológico de los documentos.

Etapas en la formación de los archivos administrativos

Según el Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de la Cultura de España, hay tres etapas que como ponen la formación de los archivos intermedios.

Archivo Central

Archivo Intermedio

Etapa de archivo de gestión

Etapa Pre-Archivística

"La documentación es objeto de uso intenso en las oficinas en la primera fase de su elaboración o recepción para la resolución de los asuntos mientras predomine él valor administrativo primario y se mantiene en la edad activa.

En esta etapa los documentos se conservan en las oficinas debido a que su tramitación no ha concluido y/o son consultados con frecuencia. La frecuencia de la consulta, junto a la vigencia administrativa, van a determinar el valor de los documentos, su edad y, como consecuencia, la formación de las etapas archivísticas: el documento se conservará en un archivo de gestión mientras su tramitación no haya concluido o, una vez haya concluido, en tanto que su consulta como antecedente administrativo sea frecuente.

Los archivos de gestión tienen una importancia notable en la organización de los archivos administrativos y, siguiendo unas normas básicas de organización, facilitará el buen funcionamiento de las etapas posteriores.

La intervención sistemática en los archivos de gestión permite establecer claramente los procedimientos necesarios para su organización en el marco del sistema archivístico, generando un doble beneficio: para la oficina, porque facilitará la gestión administrativa y para la gestión y organización del sistema archivístico del organismo, porque facilitará el flujo rutinario de los

documentos a través de las sucesivas etapas."

Funciones del Archivo de Gestión

Según Cruz Mundet, afirma que La Función del Archivo de Gestión es: "son los documentos, en todos los formatos y medios, creados o recibidos por cualquier organización pública o privada en el desarrollo de sus actividades o (sic) cualquier individuo obligado a crearlos y mantenerlos"; el objetivo de la misma "dirigir la práctica de los archiveros o la de cualquier persona que cree o
utilice documentos en el transcurso de sus actividades.

Según la función principal de un archivo de gestión son tres (3) recoger conservar y servir y se define así:

Recoger: estos no solo consiste en una simple recolección de documentos, es decir, que no todo lo que se recoge necesariamente reposa en una archivo, esta función se encuentra estrechamente ligada con los términos de transferencia y traslado porque incluye la entrada y salida de los documentos de archivo sin dejar de lado que se debe seleccionar para poder ejecutar esta función conservar: consiste en conjunto de métodos destinados a asegurar la preservación o conservación de las posibles alteraciones o a curarlas. Menciono a la conservación como función principal para preservar, tanto documentos con inmuebles de archivos porque incluye también sus interacciones y mobiliarios servicios: el derecho al acercamiento a los documentos es libre ya que lo consagra la carta magna la constitución de la República Bolivariana de Venezuela publicado en la gaceta oficial Extraordinaria N° 5.453 de fecha 24/03/2000 en los Artículos 28 y 143 donde se establece que.... "Toda persona tiene el derecho de acceder a la información y a los datos que sobre si misma o sobre sus bienes consten en registros u oficiales o privados.... podrá acceder a documentos de cualquier naturaleza que contengan información cuyo conocimiento sea de interés para comunidades o grupo de personas" Articulo 28

Así cómo también establece en su Artículo 143 " los ciudadanos y ciudadanas tienes derecho a ser informados e informadas oportuna y verazmente por la Administración Pública,.... Así mismo, tiene acceso a los Archivos y registro administrativos.

Importancia de los Archivos Administrativos

En Venezuela la Ley Orgánica de Administración Pública, en el artículo 144, menciona las funciones que debe ejecutar un sistema de archivo, como: "conservar y disponer la documentación de manera organizada, útil, confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del Estado, en servicio de las personas y como fuente de la historia”

Los archivos son considerados de gran importancia para la sociedad, porque en ellos se recoge, conserva, preserva y difunde información contenida en los documentos. Por ello se dice que los archivos son el repositorio de la memoria histórica y cultural de una nación, de la sociedad en general, debido a que ellos se encargan de resguardar la información más relevante y de alto valor. Lo mismo sucede con los fondos documentales de las instituciones tanto privadas como públicas, conservan la memoria de sus actividades y funciones orgánicas.

Asimismo es de suma importancia que se cumpla los principios archivísticos, para asegurar una optima administración y gestión de calidad en los procesos sistemáticos y así brindar un servicio eficiente y eficaz a la hora de difundir, buscar y recuperar información.

Archivos Intermedios

Desde su concepto más general:

Según Antonia Heredia: viene a ser la residencia para los documentos que todavía tiene valores administrativos pero son utilizados con poca frecuencia por la Administración y aún no ha llegado para ellos el momento de entrar en el Archivo Histórico. Como consecuencia en un Archivo intermedio todavía hay que valorar y sobre todo seleccionar y eliminar. Su papel es el de aligerar el volumen documental de la administración utilizando locales alejados y menos costosos. Es la antesala del histórico de aquí la importancia de su buen funcionamiento.

Partiendo de esta conceptualización pensamos que de aquí parte el equilibrio fundamental para mantener la organización, el volumen de los documentos luego de su gestión administrativa, su valoración como garante de la actividad de entes productores, también la conservación de esos documentos antes del debido a traslado a el archivo histórico.

Desde el Marco Legal Venezolano

Artículo 2. A los efectos de este Reglamento se hacen las siguientes definiciones:

Archivo Central: Es aquel que está formado por los documentos transferidos desde los Archivos de Gestión que existen en las diferentes dependencias del Ministerio de la Secretaría de la Presidencia, una vez finalizado el trámite a que estos se refieren o cuando ya no sea necesaria su consulta.

Organización de los Archivos Intermedios

La organización en los archivos intermedios consiste en respetar el orden ya establecido en el archivo administrativo, es decir no romper con los principios de procedencia y orden Original.

Así como también aplicar los principios y técnicas modernas de valoración y selección de los documentos que van a ser conservados indefinidamente o eliminado, proceso necesario para garantizar un orden y control de los documentos que fueron ingresados del archivo administrativo y de los que se van a traspasar al archivo histórico.

Philips C. Brooks fue quien primero en USA hizo referencia al ciclo vital de los documentos que se transformó en acción con la implantación de programas de gestión documental y la creación de los denominados archivos intermedios.

Etapas de Archivo Intermedio

Se encuentra en la segunda edad y tiene una duración de 10-30 años, y 10- 50años. Esta etapa es la que se le conoce como etapa archivística.

En los archivos intermedios los documentos deben ser conservados de acuerdo a lineamientos de selección que establecen plazos de retención y plazos precauciónales de conservación preventiva antes de una eliminación autorizada legalmente, o en dado caso, de su conservación permanente.

Funciones de los Archivos Intermedios

- Evitar el colapso de los archivos históricos con documentos que no son de custodia permanente.

- Garantizar a los organismos productores la plena disposición de sus documentos.

- Asegurar la selección de los documentos que van a ser conservados y de los que van a ser eliminados.

- Estudiar el valor secundario de los documentos que conforman las series, partiendo de la información dada por el archivo central.

- Describir basándose en los resultados de la valoración y en las demandas de información de los usuarios.

- Difundir la información atendiendo a las demandas del / los organismos, ciudadanos y usuarios científicos.

Es de vital importancia dentro del ciclo vital de los documentos este tipo de archivo porque es en dónde se decide su permanencia o eliminación de los documentos para luego ser conservados o diferidos como documentos históricos.

Importancia de los Archivos Intermedios

Conclusión

Desde la historia, en siglos pasados hasta nuestros días, hemos visto el desarrollo de los Archivos, cada parte que lo conforma y la relevancia que se le atribuye a partir de la creación documental y seguidamente la transferencia a los archivos que se nombraron en este trabajo. Los Archivos son útiles, fundamentales, de gran control y beneficio para la sociedad, los entes públicos y la actividad humana. El Archivo es el eje central para la estabilidad documental, para la vialidad de ellos, esto de acuerdo con la teoría archivística y las ciencias documentales.

Bibliografía

· Alcalde M. C, Carlos. (2000). Archivos de Gestión de la Administración.
Valladolid: Diputación. Servicio de Archivo Provincial, 2000. [Documentos en
línea]. Disponible:
<http://www.diputaciondevalladolid.es/extras/archivo_provincial/Manuaparaarchivo\
sdegestion.pdf#search=%22Archivos%20de%20Gesti%C3%B3n%20de%20la%20Administraci%C\
3%B3n%22.

· Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial Nº 5.453 Extraordinaria... 24/03/2000. Págs. 1-46.

· Cruz M., José R (2001.Manual de Archivística. Madrid-España

· …………………….. (2006). La gestión de documentos en las organizaciones.
Editorial pirámide. España.

· ………………………2006). La gestión documental en las Organizaciones, pág.67

· Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública publicada en la Gaceta Oficial Nº 5.890 Extraordinaria31/07/2008

· Dupla del M, Ana (1997). Manual de Archivos de oficina para gestores. Comunidad de Madrid, pág. 159.

· …………………. (1997). Introducción a la Archivología. Santa fe de Bogotá. Archivo General de la Nación.

· Grupo Iberoamericano de tratamiento de Archivos Administrativos. Hacia un diccionario de terminología archivística. p. 10.)"Anales de documentación", N. 2 ,1999 ,pago. Desde 103-120

· Núñez F., Eduardo. Organización y Gestión de Archivos.

· Heredia, Antonia. (1991). Archivística General: Teoría y Práctica. España: Excma

· ……………………(2007). ¿Que es un Archivo? España: Ediciones Trea. Págs. 48-50

· Reglamento Orgánico de los Archivos del Ministerio de la Secretaria de la Presidencia, Art 2,3 y 6. Decreto N° 3.270 del 29 de enero de 1999 [en línea] disponible en:http://archivologo.blogcindario.com/2005/10/00030-reglamento-organico-de-los-arc\hivos-del-ministerio-de-la-secretaria-de-la-presidencia.html

· Vásquez, Manuel (1997) Ibiden