Participaciones y Trabajo Unidad 4: Gestión Documental.



Yordanys Orozco
v Participación Foro Tema de la Unidad 4:
Subsistema de Gestión Documental. Programa de Gestión Documental (PGD). Objetivos de la Implantación de un Programa de Gestión Documental (PGD)

Subsistema de gestión documental
El subsistema de gestión documental de una entidad o empresa ha de ser versátil y funcional, capaz de tratar el ciclo completo de su documentación y alcanzar la compartición del conocimiento en los entornos colaborativos y coparticipativos, así como también debe garantizar:
·                 La accesibilidad permanente de la información.
·                 La disponibilidad y actualización de la información.
·                 La automatización de los flujos de trabajo con la documentación.
·                 La circulación, distribución y disminución de almacenamiento de los
documentos.
·                 La facilidad de recuperación de la información.

Se puede decir que la gestión documental establece criterios de control, que permitan crear responsabilidades dentro de los procesos de la gestión administrativa, precisando y definiendo las operaciones fundamentales de la gestión, es decir, administra:

 •  Correspondencia recibida y despachada: Gestiona la administración de instituciones, contactos, empleados y demás tipos de sujetos con los cuales se establece el manejo de la gestión documental, permite el manejo de correspondencia, realiza seguimiento a la correspondencia que debe tener respuesta en un tiempo establecido, manejo de copia a todos los funcionarios que se deseen.
•  Tablas de retención documental: Configuración de disposiciones finales de los documentos y tipos documentales, manejo de todos los organigramas que haya tenido la institución y la desagregación de las dependencias en cada momento histórico, estas dependencias son usadas igualmente en el manejo de la correspondencia así como en la administración de las diferentes tablas de retención, manejo de series y sub-series, administración de las cajas y los legajos adscritos a las cajas, libros, revistas, folletos y boletines.

Programa de Gestión Documental (PGD)
Myriam Mejía. En su Guía Para La Implementación De un Programa De Gestión Documental (2005) define el programa de gestión documental como “el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos”
Es decir, un programa de gestión documental puede ser entendido como un conjunto de instrucciones que se les indican a cada departamento dentro de la organización, estas instrucciones están relacionadas con la correcta implementación de las operaciones archivísticas que se realicen en cada departamento, con el fin, que en líneas generales se manejen los documentos de igual forma en los diferentes departamentos, facilitando así la gestión documental dentro de la organización. 
Objetivos de la Implantación de un programa de gestión documental (PGD)

Al implementar o elaborar un programa de gestión documental se buscan alcanzar una serie de objetivos, como lo comenta Myriam Mejia (2005)  entre los que se pueden mencionar: 
·                 -Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada.
·                 -Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose  en los procedimientos archivísticos, con el fin de  evitar la producción de documentos innecesarios o que documentos que no lo  ameriten sean conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.
·                 -Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio ambiente.

Ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental (PGD)

La aplicación de un programa de gestión documental permite un incremento exponencial de la productividad empresarial, ya que facilita la ubicación y el manejo de la información además que reduce en gran medida, el exceso de documentos que generalmente se conservan en las organizaciones y que no son importantes para la misma. Ibai Sistemas (2005), comenta algunas de estas ventajas de la siguiente forma
“- Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. 
- Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos.
- Reducción de los costes de archivado
- Reducción de la recuperación de un documento.
- Acceso concurrente a un documento.
- Mejora de atención a los clientes.
- Reducción de costes legales.
- Reducción de costes de acceso a la documentación.
- Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos.
- Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.”
-Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.
-Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino también para la cultura.

Fuentes Consultadas:

-AAI - Archivos Administrativos e Intermedios [En Línea]. Disponible en:

-Gestión Documental. Luis David Fernández Valderrama. Trabajo: IESA Instituto de Estudios Superiores en Administración. (Caracas-Venezuela) [En Línea]. Disponible en:

-Ibai Sistemas. (2003) [En Línea]. Disponible en: http://www.ibai-intranets.com/articulos/10_ventajas_de_implantar_un_sistema_de_gestion_documental.php.



Andreina Paiva
v Participación Foro Tema de la Unidad 4:

La Gestión Documental y la Toma de Decisiones en las Organizaciones.
La gestión documental brinda un servicio, que orienta, asesora a las instituciones y organizaciones tanto privadas como públicas, en los procesos de control, creación, gestión, almacenamiento, circulación, comunicación y flujo de información o documento generado como reflejo de las funciones y actividades. La gestión se apoya de forma cada vez más intensa en el intercambio de la información, incrementando la productividad, simplificando y automatizando la realización de tareas sencillas, que facilitan su correcta difusión y utilización en pro de las organizaciones o empresas.

El personal debe estar bien preparado, capacitado y ser acto para la toma de decisiones y ser objetivos en su área de desempeño laboral y profesional; con el objetivo de aumentar la eficiencia y la productividad de las organizaciones a través de una eficaz gestión de la información y del conocimiento.

La Gestión Documental no es solo un proceso de organización, digitalización y automatización del sistema de archivo, sino que a partir de su implantación se empieza a generar valor en cada uno de los procesos internos de la organización desde distintos lados porque ayuda a la localización de documentos, desde cualquier lado desde diferentes equipos puede encontrar la documentación necesaria para desarrollar y mejorar las actividades y productividad de los empleados mediante criterios de búsqueda. 

Da seguridad en la accesibilidad en la documentación, permite el seguimiento y auditoria de la documentación donde el usuario podrá identificar fallas en los procesos, aceptar documentación, y manejar trámites y procesos dentro de la organización.

Solutek Informática. (2009). [En línea] Disponible en:
El propósito de la gestión documental dentro de las organizaciones es introducirse de manera positiva en las actividades que tengan que ver con toda la carga documental, implementar planes de acción, crear normas dentro su sistema para aligerar la carga documental que amenazan a las organizaciones de un colapso. 

Ayuda a una mejor expresión de la información mediante un proceso de organización, una mayor compresión del contenido de los documentos que allí se manejan y así facilitar una buena gerencia como líder de esa organización y esto incluye por supuesto la toma de decisiones que fundamentan el funcionamiento de la organización, la dirección y coordinación sobre el personal y toda la gama de documentos que ellos producen. La toma de decisiones es crucial dentro de una mesa de trabajo de una organización, donde se debe gerenciar objetivamente, planificar en presente y futuro, tener metas precisas para una ejecución de la gestión documental y la coherencia de esa gestión con las organizaciones y la comunicación de esa comunidad organizativa.

Debo concluir que la gestión documental va de la mano con las TIC, con la sociedad de la información en vías de crecimiento y avance. Hay en esto un gran logro y conocimiento para el desarrollo laboral y académico, nos muestra cuán importante y valeroso es la gestión documental en cualquier organización en planes y proyectos registrados para la el fácil acceso a la documentación que se administra, a su recuperación e identificación. La gestión documental es de mayor alcance y debemos como profesionales de la información y gerentes de una organización precisarlo y ponerlo en práctica. 

El profesional de la información frente a estos retos:
Al ser la información la razón de ser de su profesión, estos profesionales facilitan el acceso al conocimiento a la comunidad de usuarios de cualquier organización (pública o privada), en la elaboración de proyectos, estudios de necesidades de información, creación de nuevos servicios de información, etc. 


Por otro lado, está también su rol como gestores de información, debido a sus capacidades para recabar, organizar, estructurar, representar y almacenar la información, así como para planificar y diseñar servicios eficientes de información.


El reto de su implementación recae en las manos de los profesionales de la información que deben desarrollar un trabajo profundo en las organizaciones tendiente a apoyar su misión, objetivos y metas con el adecuado respaldo documental, con un manejo adecuado de la información para la toma de decisiones y con el máximo aprovechamiento del capital intelectual y otros intangibles organizacionales.

Diana Zapata Vega. (2010). Ciencias de la Información [En línea] Disponible en:
http://blog.pucp.edu.pe/item/121857/el-profesional-de-las-ciencias-de-la-informa\
cion-en-el-entorno-actual
Consultado: 27/04/2011. 05:05 pm.

Gloria Ponjuan Dante. (2005). Facultad de Comunicación: Universidad de La Habana, Cuba.

El profesional de la información tiene gran responsabilidad y compromiso en la labor disciplinaria dentro de una organización y el reto que se le presenta para procesar, ordenar y controlar toda la información que se produce y se emplea en la empresa o institución donde labora. Como profesional de la información debe manifestarse, siendo gestor y experto en la materia de gestiones documentales, debe motivar y emprender búsquedas de herramientas para solventar los problemas  que se presenten en un sistema de archivo, ubicar, hacer un diagnóstico y evaluar esa organización para hacer posible una gestión que incremente el potencial de la empresa, genere cambios constructivos, mejores recursos
informativos, y aporten grandes beneficios a la organización y a su labor como profesional rompiendo barreras y desarrollando más estos conocimientos desde la teoría archivística y la práctica documental.


Daniela Pereira
v Participación Foro Tema de la Unidad 4:
Los Archivos Administrativos e Intermedios Como Componente de un Sistema de Información.

Un Sistema de Información es un complejo de componentes interactivos (en este caso los Archivos Administrativos e Intermedios) característicos de unidades organizadas como interacción, suma, centralización, finalidad y su aplicación a fenómenos concretos.

Por lo tanto según Conde Villaverde, María Luisa, los archivos administrativos e intermedios como componente de un sistema de información son parte del desarrollo de un sistema eficaz, que no solo satisfaga las necesidades de los usuarios de modo rápido y cómodo sino que también, lo haga de forma rentable.
Estos Archivos son componentes de un sistema actuando como la gestión de recursos informativos.

Los archivos administrativos e intermedios trabajan entre si dentro de un sistema y se interrelacionan para obtener los objetivos esperados.

Referencias consultadas:

Conde Villaverde, María Luisa
http://vanekdk.blogspot.com/2010_05_01_archive.html consultada: 01-05-2011 a las
10:00 am
01-05-2011 10:00 am


Carmen Elena Pérez
v Participación Foro Tema de la Unidad 4:
Importancia de la Gestión Documental.
Los Archivos de Gestión son el elemento clave de la gestión administrativa, pues los documentos que conserven además de ser fuentes de información, acreditan derechos y deberes de los ciudadanos y de la propia administración; por lo tanto su correcta gestión es fundamental para la seguridad jurídica, la gestión eficaz y transparencia de la administración y la garantía de los derechos de los ciudadanos.


Fuentes Consultadas:

Archivos de Gestión y Producción Documental, Guía de Estudios, Tema I, Escuela
de Bibliotecología y Archivología, Universidad de Venezuela, Caracas, Venezuela

Violeta Ponceleón
v  Participación Foro Tema de la Unidad 4:
Definición y Objetivos de Gestión Documental.

Definición de Gestión Documental:
Según el planteamiento que se hace en la Ley General de Archivos de Colombia, la Gestión documental es un "conjunto de actividades archivísticas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación".

    Objetivos de la Gestión documental:
En la Gestión documental se buscan alcanzar una serie de objetivos, como así lo comenta Myriam Mejías (2005), entre los que se pueden mencionar:
1- Tener en cuenta la importancia que tienen los documentos de archivo dentro de cualquier institución pública o privada.
2- Buscar la racionalización y control de la producción documental, con el fin de evitar la producción de documentos innecesarios o que no lo ameriten sean conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.
3-Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio ambiente.
4- Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.
5- Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino también para la cultura.

Fuente consultada:
Sociedad de la Información, [En Línea] Disponible en:


José Humberto Prato
v Participación Foro Tema de la Unidad 4:
Gestión Documental. Programa de Formación para los Trabajadores.
Es la actividad sistemática, planificada y permanente cuyo propósito general es preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos. 

Programas para la composición de estudios y planes de seguridad y salud laboral, controlar los recursos de la gestión documental de información de riesgos, medidas preventivas, formación de trabajadores, Los trabajadores desempleados que utilicen la red de transportes públicos urbanos para asistir a la formación tendrán por medio del contrato de arrendamiento, factura de hospedaje o cualquier otro medio documental acreditativo.

Obligaciones empresariales especiales para los trabajadores que realicen contratos temporales o de duración determinada, incorporando como primera obligación documental de la empresa la elaboración del plan de prevención de riesgos.

Para mejorar el fondo documental y que éste revierta a su vez al resto del staff. (Conjunto de personas que en torno y bajo el mando del director de una empresa o institución, coordina su actividad o le asesora en la dirección).

Evolución presupuestaria. Recursos para la formación. Diseño de actividades formativas.

Artículo 5. Obligaciones en materia de formación e información 1. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales el empresario adoptará las medidas adecuadas para que los trabajadores. ( Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL).


Fuente Consultada:
Ángel J Gallego Morales – 2006, Eduardo Martín Puebla – 2009, Diego Ayuso
Murillo – 2006,Juan Carlos Rubio Romero – 2005.


Joksan Quintana
v Participación Foro Tema de la Unidad 4:

Diseño, Implementación y Administración de Sistemas Especializados:



Para elaborar los procedimientos generales se sugiere utilizar la siguiente estructura:

Partes

Carácter
Contenido

Objetivo
Obligatorio
Definirá el objetivo del procedimiento

Alcance
Obligatorio
Especificará el alcance de la aplicación del procedimiento

Responsabilidades
Obligatorio
Designará a los responsables de ejecutar y supervisar el cumplimiento del procedimiento

Términos y definiciones
Opcional
Aclarará de ser necesario el uso de términos o definiciones no comunes aplicables al procedimiento.

Procedimiento
Obligatorio
Describirá en orden cronológico el conjunto de operaciones necesarias para ejecutar el procedimiento.

Requisitos de documentación
Obligatorio
Relacionará todos los registros que deben ser completados durante la ejecución del procedimiento.

Referencias
Obligatorio
Referirá todos aquellos documentos que hayan sido consultados o se mencionen en el procedimiento

Anexos
Opcional
Incluirá el formato de los registros, planos, tablas o algún otro material que facilite la comprensión del procedimiento.


Elaborar los procedimientos generales.
El grupo seleccionado elaborará el Manual de acuerdo con el formato establecido en la etapa de diseño teniendo en cuenta la necesaria participación de todas las áreas involucradas.

Elaborar el Manual de Calidad.
Los otros documentos se elaborarán de acuerdo con el plan y siguiendo las instrucciones confeccionadas para cada tipo de documento que deben haber sido aprendidas durante la capacitación.

Elaborar otros documentos de acuerdo con el plan trazado en la etapa anterior.



Revisar y aprobar todos los documentos por parte del personal competente

autorizado.
La revisión y aprobación de la documentación se realizará a medida que ésta se
vaya elaborando.

Implantación del sistema documental.

Objetivo: Poner en práctica lo establecido en los documentos elaborados.

Tareas:
Para ejecutar esta tarea se deben tener en cuenta las características propias de la organización y los recursos existentes.

Definir el cronograma de implantación.
La documentación aprobada debe ser distribuida a las áreas en la medida en que vaya siendo aprobada.

Distribuir la documentación a todos los implicados.
Cuando existan dificultades con la implantación de un procedimiento y se determinen necesidades de capacitación el plan elaborado debe ser actualizado y ejecutar la acción correctora en el período de tiempo más breve posible.

Determinar las necesidades de capacitación y actualizar el plan de capacitación.

Poner en práctica lo establecido en los documentos.

Recopilar evidencia documentada de lo anterior.



Eduardo Ramos
v  Participación Foro Tema de la Unidad 4:
Sistema Nacional de Información (SIN).
Un sistema de información (SI) es un conjunto organizado de elementos, los cuales formarán parte de alguna de las siguientes categorías:

• Personas.
• Datos.
• Actividades o técnicas de trabajo.
• Recursos materiales en general (típicamente recursos informáticos y de comunicación, aunque no tienen por qué ser de este tipo obligatoriamente).

Todo interactúa entre sí para procesar los datos y la información (incluyendo procesos manuales y automáticos) y distribuirla de la manera más adecuada posible en una determinada organización en función de sus objetivos. Normalmente el término es usado de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático, estos son el campo de estudio de la tecnología de la información (IT), y aunque puedan formar parte de un sistema de información (como recurso material), por sí solos no se pueden considerar como sistemas de información, este concepto es más amplio que el de sistema de información informático. No obstante un sistema de información puede estar basado en el uso de computadoras. Según la definición de Langefors este tipo de sistemas son:

• Un medio implementado tecnológicamente para grabar, almacenar y distribuir expresiones lingüísticas. 
• Así como para extraer conclusiones a partir de dichas expresiones.
• En teoría de sistemas, un sistema de información es un sistema, automatizado o manual, que abarca personas, máquinas, y/o métodos organizados de recolección de datos, procesamiento, transmisión y diseminación de datos que representa información para el usuario.

En el artículo 4 de la Ley de Ciencia, Tecnología e Innovación de Venezuela, en el numeral 11 se establece: Crear un Sistema Nacional de Información Científica y Tecnológica.
Este Decreto-Ley tiene por objeto desarrollar los principios orientadores que en materia de ciencia, tecnología e innovación establece la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

El desarrollo insuficiente de los servicios de documentación, biblioteca y archivo condujo al Ejecutivo Nacional a crear, mediante Decreto N° 559 del 19 de noviembre de 1974, la Comisión Nacional para el Establecimiento de un Sistema Nacional de Información. Esta Comisión tuvo a su cargo realizar una evaluación amplia y detallada de los servicios de documentación, biblioteca y archivo existentes en el país y proponer los objetivos, políticas y acciones que debían realizarse, así como las infraestructuras correspondientes. El Estado venezolano ponía así de manifiesto su interés y preocupación por la existencia de servicios eficaces de documentación, biblioteca y archivo, como recursos indispensables para realizar sus tareas fundamentales y por extender los beneficios que de ellos se derivan a todos los niveles de la sociedad venezolana. En el informe final que presentara al Presidente de la República en noviembre de 1975; la Comisión destaca que la carencia de una organización racional de la información disponible impide que el país esté en condiciones de enfrentar adecuadamente el proceso de transferencia de tecnología y dificulta en consecuencia su desarrollo agrícola e industrial. La falta de información retrasa el proceso de desarrollo educativo y cultural de Venezuela. Tal carencia impide, por otra parte, a la mayoría de la población, el ejercicio del derecho a la información que la Constitución y las leyes consagran en su favor. De donde su participación insuficiente en la vida económica, política y cultural del país. Y "si la democracia como sistema político se fija entre sus tareas fundamentales la de integrar al individuo a la sociedad, y hacerlo participar activamente en los diversos procesos que configuran nuestra vida nacional a través de una igualdad de oportunidades, tendríamos que convenir en que esta marginación venezolana de la  información constituye una falla esencial del sistema".

En el caso de Ecuador el SNI Busca satisfacer las necesidades de información de los distintos niveles de Gobierno y transparentar la gestión pública y los avances en la construcción de la "Sociedad del Buen Vivir".
Fuentes Consultadas:
- Laudon, Jane y Kenneth (2006). Sistemas de información gerencial- Administración de la empresa digital. Pearson Educación- Prentice Hall.
-Documento en línea, disponible en: http://www.mcu.es/archivos/MC/DTA/Diccionario.html

-Laudon, Jane y Kenneth (2006). Sistemas de información gerencial- Administración de la empresa digital. [Documento en línea]. Pearson Educación- Prentice Hall. [En línea]. Disponible:http://eqaula.org/eva/file.php/1009/moddata/forum/300/2205/sistemas_de_informaci\
on.pdf [Consultado: 01/05/11, 2:00pm]

-Venezuela. Comisión Nacional para el Establecimiento de un Sistema Nacional de Información. Informe Final. Caracas, noviembre 1975. . p. 1.
-Sistema Nacional de Información, Republica del Ecuador. [En línea]. Disponible en:


Angélica Ramos
v Participación Foro Tema de la Unidad 4:
Subsistema de gestión administrativa
Funciones básicas en la gestión de las organizaciones: planificación,
organización, dirección y control.

Planificación: Es un proceso gradual y vital , por el que se establece el esfuerzo necesario para cumplir con los objetivos de un proyecto en un tiempo un horario que se debe cumplir para que la planificación sea exitosa. En este proceso permite además, refinar los objetivos que dieron origen al proyecto.

Organización: Es un sistema de actividades coordinadas formado por dos o más personas; en el cual la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una organización solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común. Es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y así generar el medio que permite la acción de una empresa. La organización es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos.

Dirección: La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión. Comprende la influencia interpersonal del administrador a través de la cual logra que sus subordinados
obtengan los objetivos de la organización.

Control: significa comprobación, inspección, fiscalización o intervención.
También hace referencia al dominio, mando y preponderancia, o a la regulación
sobre un sistema.

Referencias:

Planificación (2010) Planificación. [En Línea]. Disponible en:
http://es.wikipedia.org/wiki/Planificaci%C3%B3n (consultado: 01/05/2011, 11:30
a.m.)

Organización empresarial (2010) Organización. [En Línea]. Disponible en:
http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n#Definici.C3.B3n_de_organizaci.C3.\
B3n (consultado: 01/05/2011, 11:38 a.m.)

Control (2011) Control. [En Línea]. Disponible en:
http://definicion.de/control/ (consultado: 01/05/2011, 11:50 a.m.)

Administración de empresas (2010) Dirección. [En Línea]. Disponible en:
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/direccion/
(consultado: 01/05/2011, 11:55 a.m.)

Yusmari Rivas
v Participación Foro Tema de la Unidad 4:
Definición y Objetivo de la Gestión Documental.

Definición de Gestión Documental en Norma ISO 15489
"Un área de la administración responsable del eficiente y sistemático control en la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de documentos, incluyendo los procesos de captura y mantenimiento de evidencias relativas a actividades y transacciones de negocios".

O también podríamos decir según Luis David Fernández de la IESA que:
La gestión documental es el conjunto de acciones asociadas al manejo y proceder respecto de la documentación que genera una institución. Normalmente incluye una primera fase, cuando los documentos están en proceso de tramitación, y una segunda fase, cuando los documentos ya se encuentran tramitados. Las tareas y procedimientos que se realizan en esta segunda fase son, propiamente, gestión de archivos. La gestión documental se inicia a partir de la generación y/o recepción del documento, y se extiende por todo el ciclo de vida que tiene la documentación.

Objetivos
Al implementar o elaborar un programa de gestión documental se buscan alcanzar una serie de objetivos, como lo comenta Myriam Mejía (2005) entre los que se pueden mencionar:

-Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada.
-Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procedimientos archivísticos, con el fin de evitar la producción de documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.
-Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio ambiente.
-Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.
-Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino también para la cultura.

Como opinión personal podría decir que la gestión documental es un elemento clave en cualquier organización ya que esta desarrolla es una función clave que debe estar "alineada con la estrategia y los objetivos de la organización, orientada a los procesos sobre los que se desarrolla la estrategia e integrada con los sistemas de información y gestión que dan soporte a estos procesos".

Fuentes Consultadas:

-Fernández V, Luis D. Instituto de Estudios Superiores en Administración. Caracas-Venezuela. [En línea] Disponible:http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf. Consultado el 14 de Abril de 2011.
-Guía elaboración manual de procedimiento Gestión de Archivos. Gobierno de Chile, 2009. [En línea] Disponible en http://gestiondocumental.cl/. Consultado el 14 de abril de 2011
-Mejía Miriam y otros. Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación, 2005.(http://www.archivogeneral.gov.co/agora/getfile.php3?key=1138129812&site =agn&bn=agn_privadoagn)
-Norma ISO 15489
-Universidad de Málaga. Archivo General. (2006). [Página Web en Línea].Disponible en: http://www.uma.es/archgeneral/4.htm. [Consultada el: 20-Abril-2011].
-Vásquez, Manuel. Manual de Selección Documental. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación de la Republica de Colombia,1992.


Josue Rothe
v Participación Foro Tema de la Unidad 4:
Gestión Documental
 Gestión documental según dante y Bustelo.
Es la administración de la información en cualquier soporte, a través de un sistema planificado de flujos de información, adaptado a las necesidades de una organización,  Ponjuan Dante, explica la importancia de implementarlo en las organizaciones, sobre todo en las que poseen una producción documental significativa y Carla Bustelo apoya que es necesaria examinar modelos de gestión documental como el de ISO 15489.

Fuentes Consultadas:
-[En Línea] Disponible en: http://cinfo.idict.cu/index.php/cinfo/article/view/202/184


Geraldín Rubino
v Participación Foro Tema de la Unidad 4:

Las características de un Sistema de Gestión Documental son:


Manejo de grandes volúmenes de documentación.



Garantía de acceso a la información más actual.

Mantenimiento coherente de la información procedente de diferentes compañías y organizaciones.

Definición de flujos de trabajo en el sistema para la gestión de procesos operativos entre departamentos y empresas externas.

Gestión de la información en formato nativo.

Control de acceso a la información.

Seguridad ante la posible pérdida de documentación.

*Características de los procesos de gestión documental en los sistemas de
Archivo.

Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del
documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):

1. Producción,
2. Recepción,
3. Distribución,
4. Trámite,
5. Organización,
6. Consulta,
7. Conservación, y
8. Disposición final de documentos.

Soleidy Sánchez
v Participación Foro Tema de la Unidad 4:

Gestión Documental.
 Importancia de la GESTIÓN DOCUMENTAL

 J.R. Cruz Mundet a la hora de comentar la ISO 15489/2001 Afirma que "el ámbito lo constituyen los documentos, en todos los formatos y medios, creados o recibidos por cualquier organización pública o privada en el desarrollo de sus  actividades o (sic) cualquier individuo obligado a crearlos y mantenerlos"; el objetivo de la misma "dirigir la práctica de los archiveros o la de cualquier persona que cree o utilice documentos en el transcurso de sus actividades".


 Antonia Heredia Herrera la define como "el conjunto de intervenciones archivísticas desde la creación o desde la producción de los documentos hasta después de decidida su conservación permanente buscando su mayor rentabilidad para la sociedad" y también como "una manifestación de la gestión de una Institución referida a los documentos de archivo".
Con estas dos definiciones de Gestión Documental, podemos decir que la importancia de esta es determinante para la conservación de la memoria documental personal o institucional en la cual nos encontremos laborando; más cuando se trata de una Entidad del sector Público, ya que existe un marco jurídico riguroso y de obligatorio cumplimiento que rige la actividad archivística desde la producción del documento hasta su destinación final.
 Cruz Mundet, José Ramón:La gestión documental en las Organizaciones, 2006,
pág.6
Antonia Heredia Herrera, GESTIÓN DOCUMENTAL Y CALIDAD. Marzo 2007. En lineahttp://www.amigosdelagn.org.ar/biblioteca/2BM61.pdf . Consultado el 29 de ABRIL


Trabajo Unidad 4: Gestión Documental
Universidad Central de Venezuela 
Faculta de Humanidades Y Educación 
Escuela de Bibliotecología y Archivología 
Cátedra: Archivos Administrativos e Intermedios 
Profesora: Isneida Riverol 


GESTIÓN DOCUMENTAL




Participantes Grupo 5:
Orozco, Yordanys
Paiva, Andreína
Pereira, Daniela
Pérez, Carmen
Ponceleón, Violeta
Prato, José
Quintana, Joksan
Ramos, Eduardo
Ramos, Angélica
Rivas, Yusmari
Rhote, Josue
Rubino, Geraldín
Sáchez, Soleidy
Caracas, Mayo de 2011




Introducción
1. Gestión documental
    1.1. Definición
    1.2. Objetivos
    1.3. Características
    1.4. Características  en los   sistemas de        Archivo.
    1.5. Sub-sistema de Gestión documental.
    1.6. Programa de Gestión Documental (PGD)
    1.7. Objetivos de Implantación de un Programa de Gestión Documental (PGD)
    1.8. Importancia de la Gestión Documental.
  
  2. Subsistema de Gestión Administrativa
      2.1. Funciones básicas en la gestión de las organizaciones,  planificación,  organización, dirección y control.
      2.2. Establecimiento de políticas y normas.
      2.3. Asignación de responsabilidades y autoridades.
      2.4. Establecimiento y promulgación de procedimientos.
      2.5. Proporcionamiento de cantidad de servicios relacionados con la Gestión Documental y su uso.
        2.6. Diseño, implementación y administración de sistemas especializados para la gestión de documentos. Integración en los sistemas y procesos de actividades.
       2.7. Recursos humanos , materiales, financieros e informativos necesarios para el logro de las metas propuestas.
       2.8. Programa de formación para los trabajadores.

 3. Sub-sistema de gestión de información documental.
     3.1. Desde el punto de vista legal 8CRBV, Art. 28, 58, 143)
     3.2. Desde el punto de vista técnico.

 4. Sistema Nacional de Información
 4.1. Los archivos administrativos e intermedios como componentes de un sistema de  información.
 5. La gestión documental y la toma de decisiones en las organizaciones
 6. El profesional de la información frente a estos retos.
 7. Conclusión.
 8. Referencias


INTRODUCCIÓN


             El  siguiente trabajo tiene la finalidad de dar a conocer algunos conceptos básicos en la Gestión Documental. Por otro lado de los programas, objetivos, la importancia que tiene, el establecimiento de las políticas, las normas y las funciones básica que cumplen dentro de las organizaciones, así como también algunos artículos, los retos a los que debe enfrentarse el profesional de la información dentro de las organizaciones y a nivel de redes.
      
             Todos los conocimientos se darán a conocer en la elaboración del trabajo y mediante los conocimientos adquiridos en clase.


1.     Gestión documental
Es la administración de la información en cualquier soporte; a través de un sistema planificado de flujos de información, adaptado a las necesidades de una organización.
`Ponjuan Dante, explica la importancia de implementarlo en las organizaciones, sobre todo en las que poseen una producción documental significativa y Carla Bustelo apoya que es necesario examinar los modelos de gestión documental con el de ISO 15489

1.1. Definición
Según el planteamiento que se hace en la Ley General de Archivos de Colombia, la Gestión  Documental es un “un conjunto de actividades, administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la  de la documentación de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

1.2. Objetivos
                  En la Gestión Documental se buscan alcanzar una serie de objetivos, como así lo comenta Myriam Mejias (2005) entre los que se pueden mencionar:
·       Tener en cuenta la importancia que tienen los documentos de archivo dentro de cualquier  institución pública o privada.
·       Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procedimientos archivísticos, con el fin de evitar la producción de documentos innecesarios o no lo ameriten sean conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.
·       Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio ambiente.
·       Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.
·       Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino también para la cultura.

                         1.3    Características:
·       Manejo de grandes volúmenes de documentación.
·       Garantía de acceso a la información, más actual.
·       Mantenimiento coherente de la información procedente de diferentes compañías y organizaciones.
·       Definición de flujos de trabajo en el sistema para la gestión de procesos operativos entre departamentos y empresas externas.
·       Control de acceso a la información.
·       Seguridad ante la posible pérdida de documentación. ´

        1.4. Características de los procesos en los sistemas de archivo :
·       Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre si y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento  (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):
1-     Producciòn
2-     Recepción
3-     Distribución
4-     Tramite
5-     Organización
6-     Consultas

                        1.5.    Subsistema
       El subsistema de gestión documental de una entidad o empresa ha de ser versátil y funcional, capaz de tratar el ciclo completo de su documentación y alcanzar la compartición del conocimiento en los entornos colaborativos y coparticipativos, así como  también debe garantizar.
·       La accesibilidad permanente de la información.
·       La disponibilidad y actualización de la información.
·       La automatización de los flujos de trabajo con la documentación.
·       La circulación, distribución y disminución de almacenamiento de los documentos.
·       La facilidad de recuperación de la información.

1.6.  Programa de gestión documental (PGD)
         Myriam Mejias, en su Guía de gestión documental para la implementación de un programa de gestión documental (2005), define el programa de gestión documental como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad , tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.
           Es decir, un programa de gestión documental puede ser entendido como un conjunto de instrucciones que se les indica a cada departamento dentro de la organización, estas instrucciones están relacionadas con la correcta implementación de las operaciones archivísticas que se realicen en cada departamento, con el fin, que en líneas generales se manejen los documentos de igual forma en los diferentes departamentos, facilitando así la gestión documental dentro de la organización.

                     1.7. Objetivos de la implantación de un programa de gestión  documental   (PGD). 
   Al implementar o elaborar un programa de gestión documental se                   buscan  alcanzar una serie de objetivos, como lo comenta Myriam Mejias (2005),  entre   los que se pueden mencionar:
·       Tener en cuenta la importancia que tienen los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada.
·       Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procedimientos archivísticos, con el fin de evitar la producción de documentos necesarios o que documentos que no lo ameriten sean conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.
·       Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio ambiente.

                          1.8  Importancia :
               J.R. Cruz Mundet a la hora de comentar la ISO 1548912001, afirma que el ámbito lo constituyen los documentos, en todos los formatos y medios, creados o recibidos por cualquier organización pública o privada en el desarrollo de sus actividades o (sic), cualquier individuo obligado a crearlos y mantenerlos; el objetivo de la misma “dirigir la práctica de los archivos o la de cualquier persona que cree o utilice documentos en el transcurso de sus actividades” .
Heredia Herrera,Antonia,  lo define  como “el conjunto de intervenciones archivística desde la creación o desde la producción de los documentos hasta después de decidida su conservación permanente buscando su mayor rentabilidad para la sociedad” y también como “una manifestación de la gestión de una Institución referida a los documentos de archivo”.
           Con estas dos definiciones de gestión documental, se puede decir que la importancia de esta es determinante para la conservación de la memoria documental personal o institucional en la cual nos encontramos laborando; más cuando se trata de una entidad del sector público, ya que existe un marco jurídico riguroso y de obligatorio cumplimiento que rige la actividad archivística desde la producción del documento hasta su destinatario final.

2.     Subsistema de gestión Administrativa.
         El subsistema  de gestión administrativa brinda soporte a las actividades administrativas tales como facturación, inventario , recursos humanos y control de equipamientos.
  
       2.1.Funciones básicas en la gestión de las organizaciones: planificación,. organización, dirección y control
·       Planificación: Es el proceso gradual y vital, por el que se establece el esfuerzo necesario para cumplir con los objetivos de un proyecto en un tiempo u horario que se debe cumplir para que la planificación sea    exitosa. En este proceso permite además, refinar los objetivos que dieron origen al proyecto
·       Dirección: La ejecución dos planes de de acuerdo con la estructura organización, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión. Comprende la influencia interpersonal del administración a través de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización.
·       Control: Significa comprobación, inspección, fiscalización o intervención. También hace referencia al domicilio, mando y preponderancia, o a la regulación sobre un sistema.

            2.2.  Establecimiento de políticas y normas.
           Es un documento en el cual se incluyen las intenciones o acciones generales de la administración, en el cual es probable se presenten determinadas circunstancias. Estas políticas son las primeras líneas de defensa contra el riesgo desde una perspectiva organizativa.
En estos documentos se incluyen las intenciones o acciones generales de la administración, y es probable que se presenten en determinadas circunstancias.
Las políticas escritas establecen líneas en un marco dentro del cual el personal operativo puede obrar para balancear las actividades y el objetivo de la dirección según convengan a las condiciones del organismo social.

                      2.2.1.Objetivos de manual de políticas:
·       Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizar en cada unidad administrativa.
·       Se instrumento útil para la orientación e información del personal.
·       Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.
       
                        2.2.2. Importancia del manual de políticas:
                                         Su importancia representa un recurso técnico, para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas, y mostrar como puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.

                       2.2.3. Ventajas de los manuales de políticas:
·       Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y solamente los pocos usuales requieren la atención de altos directivos.
·       Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede operar libremente.
·       Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles.

                             2.2.4. Tipos de manuales de políticas:
·       Manual general de políticas:
                                                   Abarca todo el organismo social, incluye como el elemento primario, todas aquellas disposiciones generales, como tipo fijo, las cuales en forma unilateral las establece cada área a efectos de usos propias responsabilidades y autoridad funcional.
·       Manuales específicos de políticas:
Se ocupan de una función, operacional, un departamento o sección en particular.
·       Contenido de manual de políticas:
Un manual no debe contener más que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos previstos, y mantener  control indispensable.
·       Norma de ambiente de control:
Todo organismo debe complementar su organigrama, con un manual de organización, en el cual se debe asignar la responsabilidad, las acciones y los cargos, a la par de establecer las diferentes relaciones jerárquicas y funcionales para cada uno de éstos.
También se requiere que todo el personal conozca y responda todos los objetivos de la organización. Además se deben aplicar procesos efectivos de supervisión de la acción y los resultados por parte de la dirección.

                       2.3. Asignación de responsabilidades y autoridades
                                                  En todo organismo se debe complementar con un organigrama, y un manual de organización, en el cual deben estar asignados las responsabilidades,  acciones y cargos,  a la par, de establecer las diferentes relaciones jerárquicas  y funcionales para cada uno de ellos.
                                                    El ambiente de control se debe fortalecer en la medida en que las personas de un organismo conozcan claramente los deberes y responsabilidades que le sean asignadas. Esto impulsa a usar la iniciativa para enfrentar y solucionar los problemas, actuando siempre dentro de los límites de autoridad.
                                                   Existe una nueva tendencia de derivar autoridad hacia los niveles inferiores de manera que las decisiones queden en mano de quienes están más cerca de la operación.
                                                          Un aspecto crítico de esta corriente es el límite de la delegación:
                                                          Hay que delegar tanto cuanto sea necesario pero solamente para mejorar la probabilidad de alcanzar los objetivos.
                                                           Toda delegación conlleva la necesidad de que los jefes examinen y aprueben, cuando proceda, el trabajo de sus subordinados y que ambos cumplan con la debida rendición de cuentas de sus responsabilidades y tarea.
                                                            También requiere que todo el personal conozco y responda a los objetivos de la organización. Es esencial que cada integrante de la organización conozca cómo su acción se interrelaciona y contribuyen a alcanzar lo objetivos generales. Para que sea eficaz un aumento en la delegación de autoridad se requiere un elevado nivel de competencia en los delegatorios, así como un alto grado de responsabilidad personal. Además,  se debe aplicar procesos efectivos de supervisión de la acción y los resultados por parte de la dirección.
                             
                                2.4.  Establecimiento y promulgación de procedimientos
                                                  Según resolución 208 de 2010 de 2010 (Abril 15), la Directora General de la unidad administrativa especial de servicios públicos, en el uso de sus facultades legales, en especial por conferidas la ley 594 de 2000, el decreto 514 de 2006, los acuerdos 01 y02 de 2008, expedidos por el consejo directivo de la unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos y considerando:
1.     Que la administración y modernización de los archivos públicos, constituyen obligaciones del estado para garantizar a los ciudadanos el libre acceso a la información, salvo las relaciones establecidas por la ley.
2.     Que los documentos constituyen el referente natural de los procesos informativos y son elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública.
3.     Que de conformidad con los artículos 36 y 37 de la ley 489 de 1998, se estipula la obligatoriedad de crear el sistema general de información administrativa del Sector Público, el cual deberá estar conformado por los diferentes subsistemas de cada entidad que a su vez servirán de soporte al cumplimiento de su misión, objetivos y funciones, darán cuenta del desempeño institucional y facilitarán la evaluación de la gestión pública.

                        2.5. Proporcionamiento de cantidad de servicios relacionados con la gestión documental y su uso.
                                         La gestión documental se ha convertido en los últimos años en una ventaja competitiva que aún no ha sido percibida por muchas empresas.
                                           Existe un gran número de ellas que desconocen las ventajas que una solución documental les puede brindar. En los entornos de trabajo un gran porcentaje de la información que se trata se hace a través de documentos, es por ello, que es esencial una correcta gestión de documentación, y para llevar a cabo este proceso no se puede prescindir de los sistemas de información.
                                            La gestión documental no solo consiste en la implementación de herramientas para la producción de documentos electrónicos, la necesidad yace en la gestión de dichos documentos y de los flujos de trabajo.
                                               Por otro lado, las empresas que han decidido implementar una solución de gestión documental y han podido aprovecharse a corto plazo de todas las facilidades que esto puede ofrecer. En la actualidad, la empresa que tiene bien implementada una solución de gestión documental este le esta permitiendo una gestión optimizada de todos los procesos que antes se hacían a través de documentos. Dicha gestión le permite tener toda información digitalizada y centralizada disponible selectivamente en función del usuario, acceso y edición simultáneamente de documentos por varios usuarios a la vez, automatizar muchos de los flujos de trabajo, etc.
                                               En definitiva, la gestión documental permite a la empres recursos y la pérdida de un tiempo que no aporta ningún valor añadido, y que puedan ser utilizados a otros ámbitos. El costo del cambio y la inversión que supone son bajos en relación a las ventajas que ofrece, que además son a corto plazo.

                       3.6. Diseño, implementación y administración de sistemas especializados para la gestión de documentos. Integración en los sistemas y procesos de actividades. 
            Para elaborar los procedimientos generales se  sugiere  utilizar  la    siguiente
    Estructura:

    Partes, carácter, contenido
·       Objetivo obligatorio, definirá el objetivo del procedimiento y las responsabilidades.
·       Designará a los responsable de ejecutar y supervisar el cumplimiento del  procedimiento.
·       Aclarará de ser necesario el uso de términos o definiciones no comunes aplicables del procedimiento.
·       Describirá en orden cronológico el conjunto de operaciones necesarias para ejecutar el procedimiento.
·       Relacionará todos los registros que deban ser complementados durante la ejecución del procedimiento.
·       Referirá todos aquellos documentos que hayan sido consultados o se mencionen en el procedimiento.
·       Anexos
·       Opcional
·       Incluirá el formato de los registros, planos, tablas o algún otro material que facilite la comprensión del procedimiento.
3.6.1.     Elaborar los procedimientos generales:
3.6.2.     El grupo seleccionado elaborar el manual de acuerdo con el formato establecido en la etapa de diseño teniendo en cuenta la necesaria participación de todas áreas involucradas.
3.6.3.     Elaborar el manual de calidad.
Los otros documentos se elaboraran de acuerdo con el plan y siguiendo las instrucciones confeccionadas para cada tipo de documento que deban haber sido aprendidas durante la capacitación.
3.6.4.     Elaborar otros documentos de acuerdo con el plan trazado en la etapa anterior.
3.6.5.     Revisar y aprobar todos los documentos se realizará a medida      que esté se vaya elaborando.
3.6.6.     La revisión y aprobación de la documentación se realizará a medida que esté se vaya elaborando.
3.6.7.     Implantación del sistema documental.
·       Objetivo: Poner en práctica lo establecido en los documentos elaborados.
·       Tareas: Para ejecutar esta tarea se debe tener en cuenta las características propias de la organización y los recursos existentes.
·       Definir el cronograma de implantación: La documentación aprobada debe ser distribuida a las áreas en la medida en que vaya siendo aprobada distribuir la documentación a todos los implicados.
·       Cuando existan dificultades con la implantación de un procedimiento y se determinen necesidades de capacitación, el plan elaborado debe ser actualizado y ejecutar la acción correctora en el período de tiempo más breve posible.

3.7.      Recursos humanos, materiales, financieros e informativos necesarios para el logro de las metas propuestas.

       
                    3.8. Programa  de formación para los trabajadores.
     
               Es la actividad sistemática, planificada y permanente cuyo propósito general es preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos.
               Programas para la composición de estudios y planes de seguridad y   salud laboral, controlar los recursos de la gestión documental de información de riesgos, medidas preventivas, formación de trabajadores, los trabajadores desempleados que utilicen la red de transporte públicos urbanos para asistir a la formación tendrán pro medio del contrato de arrendamiento, factura de hospedaje ó cualquier otro medio documental acreditivo.
                Obligaciones empresariales especiales para los trabajadores que realicen contratos temporales o de duración determinada, incorporando como primera obligación documental de la empresa la elaboración del plan de prevención de riesgos.
                 Para mejorar el fondo documental y que ésta revierta a su vez al reto del staff. (Conjunto de personas que en torno y bajo el mando del director de una empresa o institución, coordina su actividad o la asesora en la dirección) . Evolución presupuestaria. Recursos para la formación. Diseño de actividades formativas.

4.          Subsistema de gestión de información documental.

4.1.      Lo  que se expone en los artículos 28, 58 y 143, de la Constitución Bolivariana de Venezuela, son los derechos públicos relacionados con la información, obtención y acceso de la misma. En resumen, toda persona tiene el derecho a tener acceso a la información pertinente a sí misma y a que esta sea de interés común. Está de ser veraz, imparcial y sin ningún tipo de censura. Ya que esto afecta directamente a la administración pública, ya que este tiene la obligación de informar a las personas, que así lo solicite oportuna y verazmente.

  4.2.   Desde el punto de vista técnico.
                      Un sistema de gestión documental es un conjunto de programas diseñados para catalogar, clasificar y recuperar la información dentro de un ámbito “virtual”, un ejemplo de los sistemas de información documental el sistema de Alejandría que utiliza la Biblioteca de la UCV, un catálogo virtual de la colección de la biblioteca. Este sistema esta puesto al servicio de los usuarios para así facilitar el proceso de la recuperación de de información. Allí se encuentra todo lo necesario para que el personal de la biblioteca pueda satisfacer la necesidad de información del usuario, información básica como el título del documento el autor, la cota, el ISBN en el caso de los libros, etc.

5.            Sistema Nacional de Información (SIN)
           Un Sistema de Información es un complejo de componentes interactivos (en este caso los Archivos Administrativos e Intermedios), característicos de unidades organizadas como interacción, suma, centralización, finalidad y su aplicación a fenómenos concretos.
Pon lo tanto según Conde Villaverde, María Luisa, los archivos administrativos e intermedios como componente de un sistema de información son parte del desarrollo de un sistema eficaz, que no solo satisfaga las necesidades de los usuarios
de modo rápido y cómodo sino que también lo haga de forma rentable. Estos Archivos son componentes de un sistema actuando como la gestión de recursos informativos.
          Los archivos administrativos e intermedios trabajan entre si dentro de un sistema y se interrelacionan para obtener los objetivos esperados.

6.          Los archivos administrativos e intermedios como componentes de un sistema de información.
          Los archivos administrativos e intermedios como parte de un sistema de información primero que nada son parte del desarrollo de un sistema eficaz, que no sólo  satisfaga las necesidades de los usuarios de modo rápido y cómodo sino que también, lo hacen de forma rentable.
           Estos archivos son componentes de un sistema actuando como la gestión de recursos informativos. Se puede destacar que esta premisa forma parte de la “teoría general de sistemas” como dijo Bertelanffy; este  sistema de información  es muy complejo de componentes interactivos (en este caso los archivos administrativos e intermedios) características de unidades organizadas como interacción, centralización, finalidad y su aplicación a fenómenos concretos.
           Por lo tanto los archivos administrativos e intermedios,  como componentes de un sistema de información actúan debidamente integrados, procesan una información de entrada y mediante su transformación técnica, difunden nueva información de salida esta para remediar una determinada necesidad informativa encaminada a obtener nuevo conocimiento o a tomar una decisión.
             Los archivos administrativos e intermedios son componentes de un sistema de información, ya que estos trabajan entre si dentro de un sistema y se interrelacionan para llegar a un objetivo común.

7.          La gestión documental y la toma de decisiones en las organizaciones.
              La gestión documental brinda un servicio, que orienta, asesora a las instituciones y organizaciones tanto privadas como públicas, en los procesos de control, creación, comunicación y flujo de información o documento generado como reflejo de las funciones y actividades. La gestión se apoya de forma cada vez más intensa en el intercambio de la información, incrementando la productividad, simplificando y automatizando la realización de tareas sencillas, que facilitan su correcta difusión y utilización en pro de las organizaciones o empresa. El personal debe estar bien preparado, capacitado y ser acto para la tomo de decisiones y objetivos en su área de desempeño laboral y profesional; con el objeto de aumentar la eficiencia y la productividad de las organizaciones a través de una eficaz gestión de la información y del conocimiento.
                  La  gestión documental no solo es un proceso de organización, digitalización y automatización del sistema de archivo, sino que a partir de su implementación se empieza a generar valor en cada uno de los procesos internos de la organización desde distintos lados porque ayuda a la localización de documentos; desde cualquier lado de diferentes equipos puede encontrar la documentación necesaria para desarrollar y mejorar las actividades y productividad de los empleados mediante criterios de búsqueda.
                  Da seguridad en la accesibilidad en la documentación, permite el seguimiento y auditoria de la documentación donde el usuario podrá identificar fallas en los procesos, aceptar documentación, y manejar trámites y procesos dentro de la organización.
                   El propósito de la gestión documental dentro de las organizaciones es introducirse de manera positiva en las actividades que tengan que ver con toda la carga documental, implementar planes de acción, crear normas dentro de su sistema para aligerar la carga documental que amenaza a las organizaciones de un colapso. Ayuda a una mejor expresión de la información mediante un proceso de organización, una mayor comprensión de contenido de los documentos que allí se manejan y así facilitan una buena gerencia como líder de esa organización que fundamentan el funcionamiento de la organización, dirección y coordinación sobre el personal y toda la gama de documentos que ellos produce, la toma de decisiones es crucial dentro de una mesa de trabajo de una organización, donde se debe gerenciar objetivamente, planificar  en presente y futuro, tener metas precisas para una ejecución de la gestión documental y la coherencia de esa gestion con las organizaciones y la comunicación de esa comunidad organizativa.
            
8.          El Profesional de la información frente a estos retos.              
1.     El reto estratégico de los negocios
·       Los cambios tecnológicos se mueven más rápido que los cambios de los seres humanos o las instituciones necesitaran del uso de la tecnología para simplificar la comunicación y la coordinación.
            Si las instituciones automatizan lo que hacen actualmente dejan pasa.
2.      El reto de la globalización
·       Que los sistemas puedan dar soportes a las ventas y compras de productos de muchos países dadas las diferencias en el lenguaje, culturales y políticas daban lugar aun caos y la falla de controles.
3.     El reto de la arquitectura de la información.
·       Nuevas formas de hacer negocios.
·       Brindar más importancia al hardware, software y redes.
4.     El reto de la inversión en los sistemas de información.
·       Una cosa es usar la tecnología de información para diseñar, producir, entregar y mantener nuevos productos y otra cosa es ganar dinero haciendo esto.

5.     El reto de la responsabilidad y control  los sistemas de información  y control.
·       Los sistemas de información y control juegan un papel crítico en los negocios, en el gobierno y en la vida diaria, entonces debemos asegurarnos que sean precisos, confiables y seguros.
·       Lo sistemas automáticos o semiautomáticos que funcionen mal pueden traer daños desastrosos.
·       Una empresa hace una inversión al desastre si emplea sistemas que no aparecen como debieran, que no den información que las personas puedan interpretar y usa correctamente.

CONCLUSIONES

            El trabajo realizado sobre la gestión documental, se refiere a los programas, subsistemas de gestión administrativa, así como también la importancia del manual de políticas, las ventajas, normas que deben ser utilizadas y la asignación de responsabilidades y autoridades que deben estar dentro de una organización.

 Lo Importante que son los sistemas de Archivo administrativos y de gestión dentro de una organización, ya que estos son la base primordial en un sistema un de archivo. Y lo importante que son los profesionales de la información  dentro de una institución y los retos a los que se debe enfrentarse dentro de ella.

REFERENCIAS

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-        Artículo 5. Obligaciones en materia de formación e información 1. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, el empresario adoptará las medidas adecuadas para que los trabajadores. ( Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL).



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