Participaciones y Trabajo Unidad 1: Documento y Documentos Administrativos.

Yordanys Orozco

v Participación Foro Tema de la Unidad 1:

Definición de Documento de Archivo:

Según Vásquez: "Soporte modificado por un texto a él adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y tiene como fin impartir una orden, probar algo o meramente transmitir una información, útil para el trámite".

Desde el punto de vista organizacional: "Incluyen a todos los documentos que las instituciones e individuos crean o reciben durante las transacciones administrativas y gerenciales, aportando pruebas de su realización, conservándose por aquellos, o en nombre de ellos, para su propio uso en el presente-futuro o para el uso de otros que tengan un interés legítimo en ellos".

Caracteres Externos: "Son aquellos que no pueden ser examinados en las copias. Serían los relacionados con su estructura física".

a) Soporte: Configuración física del documento. Ejemplos: Papiro, Pergamino, Papel, Acetato de celulosa, Disquetes, CDS. Es la materia mediante la cual se hace perceptible el contenido del documento.

b) Clase: Es el medio por el que se transmite el lenguaje. Medio que adopta para fijar o transmitir la información.

-Escritura: documento textual.

-Dibujo: Documento gráfico o icónico.

-Imagen y sonido: Documento audio visual.

-Máquina: Documento informático.

c) El Formato: con que se presenta la materia y la inserción en ella de la escritura. (Tamaño del papel, o si forma cuadernillos o libros).

d) Cantidad: Número de unidades (documentos, volúmenes, legajos) y el espacio que ocupan los documentos.

e) Forma o tradición documental: Relación del documento con el hecho documentado: minutas, originales, copias. Es decir, el modo de transmisión del documento.

f) Tipo: Número y disposición de los elementos informativos. La repetición en el tiempo del mismo tipo documental da lugar a la serie documental.

Caracteres internos: "Son aquellos que son inherentes e inseparables de cada documento, se encuentran siempre sea cual sea la tradición documental, original y copias".

a) Entidad productora o autor del documento: Persona física o jurídica que lo ha producido.

-Documentos públicos: Producidos por organismos públicos en el ejercicio de sus funciones.

-Documentos privados: Producidos por personas físicas o jurídicas privadas.

b) Función administrativa: que los genera, en virtud de una competencia o trámite administrativo.

c) Fecha y lugar de producción: Cronológica y tópica.

d) Contenido del documento: Asuntos, temas o negocios de los que trata.

Relación de los documentos con la unidad productora: Los archivos generalmente conservan los documentos de la empresa a los que ellos pertenecen, por ende la relación de los documentos de archivo con la unidad productora, por lo general es directa, ya que los archivos suelen ser parte de las organizaciones productoras de los mismos.

Fuentes consultadas:

-Prof. Arcángel Eduardo Sánchez Gómez. Arcángel.sanchez@.... Objetos de Estudio de la Archivología. Los archivos como contenido documental del Archivo. Presentación en pp. Para la Cátedra: teoría y práctica de las ciencias de la información: archivología

Andreina Paiva

v Participación Foro Tema de la Unidad 1:

Definición de Documento desde el Marco Legal Venezolano:

En el Reglamento Orgánico de los Archivos del Ministerio de la Secretaría de la Presidencia, publicado en Gaceta Oficial Nº 5.301 Extraordinario de fecha 29/01/1999, en el artículo 2º, establece la definición de documento como: Toda información registrada, cualquiera sea su forma, ya sea gráfica (manuscrita o impresa), iconográfica(retratos, dibujos, grabados, estampas, fotografías) plástica(sello, moneda, medallas) ofónica (discos, cintas), en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos.

Este Reglamento rige también la tipología documental que marca pauta a nivel archivístico. Uno de los más importantes en la gestión de los documentos que dan fundamento a la amplia gerencia y funcionamiento de los diferentes archivos.

Reglamento Orgánico de los Archivos del Ministerio de la Secretaría de la Presidencia, publicado en Gaceta Oficial Nº 5.301 Extraordinario de fecha 29/01/1999, Págs.32-37.

Daniela Pereira

v Participación Foro Tema de la Unidad 1:

Características de los Documentos de Archivos

Según, Cruz Mundet (2001) en su Manual de Archivística enumera las características de los documentos de archivo de las siguientes maneras:

• El carácter seriado: Son todos aquellos documentos que se van produciendo uno a uno y con el paso del tiempo van conformando series documentales.

• La génesis: Se pueden producir dentro de un proceso natural de la actividad de una institución o persona, surgiendo como el producto y el reflejo de las tareas del productor.

• La exclusividad: Es la información que contiene un documento de archivo rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad, es decir cada documento es único y fehaciente.

• La interrelación: Tiene como principio general documentos sueltos que no tienen sentido o muy poco, su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto de documentos que por sus similares temas y relaciones establecidas entre sí, sean agrupados en una unidad archivística denominadas expedientes, sólo así tienen utilidad si pertenecen a un conjunto.

Carmen Elena Pérez

v Participación Foro Tema de la Unidad 1:

El Ciclo Vital del Documento.

Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección para su custodia permanente.

En función de:

1.- El valor de los documentos; y

2.- La frecuencia de uso.

El objetivo es garantizar la presencia del archivero y las técnicas que aplica para que los documentos reciban el tratamiento adecuado en cada una de esas fases. Suelen ser 3 fases, pero en España se ha añadido una más a las tres tradicionales:

- Archivo de oficina.

- Archivo central.

- Archivo intermedio.

- Archivo histórico.

El ciclo vital del documento se cierra con la Agencia de Archivos Nacionales, que son aquellos archivos que tienen la responsabilidad de conservar los documentos de valor permanente (vitales).

CONCLUSIÓN: La Teoría General de los Documentos supone la intervención del archivero en las distintas organizaciones, y actúa desde que se originan los documentos en las oficinas.

Violeta Ponceleón

v Participación Foro Tema de la Unidad 1:

Definición y Características del Documento Administrativo.

Arévalo Jordán,(2003), describe en términos generales que el documento "significa cualquier símbolo convencional, escrito o dibujado, que puede servir para suministrar o conservar la información."

Características del documento Administrativo:

Carácter seriado: Documento de archivo con la necesidad de estar unido a otros de su especie por un vínculo originario donde se van produciendo uno a uno, y con el paso del tiempo adquieren este carácter.

La génesis: El documento de archivo se produce dentro de un proceso natural de
la actividad de una institución o persona(s), surgiendo como el producto y reflejo de las tareas del productor.

La exclusividad: La información que contiene un documento de archivo rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad, por lo tanto no se ofrecen ejemplares seriados en venta.

La Interrelación: Como principio general las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido o tienen muy poco, su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto de documentos que por sus similares temas y relaciones establecidas entre sí sean agrupados en una unidad archivística denominada expedientes.

José Humberto Prato

v Participación Foro Tema de la Unidad 1:

Etapas de los Archivos de Gestión.

Anabad Castilla La-Mancha, 1996 –. (Libros). Dice que las etapas de los archivos de gestión son:

Archivo de gestión: son todas las oficinas o instituciones públicas.

Archivo Central: son aquellas instituciones, empresa y sectores públicos que disponen de un archivo donde se reúna, organice, facilite sus documentos y trasmitan la información de varias o de todas las oficinas de una entidad.

Archivo intermedio: sus funciones y aplicaciones son de los procesos técnicos archivístico.

Archivo histórico: en estos; la documentación ha perdido su vigencia administrativa y adquiere una importancia científica – cultural; se utiliza como fuente primaria de estudio porque la información contenida puede ayudar a conocer un pueblo, su historia, su cultura.

Arce, Cecilia, Fernando calvo, carmen Retana, María Rojas, y Xiria Trejos (1993). Luis Fernando Jaén García – 2006. (Fuente Bibliográfica). Importancia de los archivos administrativos

Philip Coolidge Brooks - 1952, United Nations – 2004. (Fuente Bibliográfica).

También pueden proporcionar información de importancia epidemiológica e indicar la necesidad de medidas preventivas de control. Son también necesarias para depurar ciertos archivos administrativos. Al respecto, Herrera Huerta señala que los archivos administrativos e históricos, a través del tiempo, han funcionado... tienen los archivos de gestión, centrales e intermedios ha permitido dar un giro considerable en su importancia, facilitar el acceso a una documentación.

Luis Fernando Jaén García – 2006. (Fuente Bibliográfica).

Joksan Quintana

v Participación Foro Tema de la Unidad 1:

Características de los Documentos de Archivo.

Tres elementos distinguen o particularizan a los documentos de archivo:

· Carácter seriado: son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones específicas. Se producen uno a uno y en orden natural.

· Carácter de unicidad: son únicos, no están publicados ni se editan en ejemplares múltiples.

· Carácter de objetividad o ingenuidad: no son elaborados para la posteridad, registran hechos, tomados del acontecer inmediato, no comportan elementos de critica subjetivos o valorativos, además se producen naturalmente dentro de la estructura orgánica de las instituciones.

Eduardo Ramos

v Participación Foro Tema de la Unidad 1:

Documento Administrativo.

- García Ruíperez (2006) "soporte en el que se materializan los distintos actos de la administración pública".

- Pérez Marchan Carlos Rafael, describe el documento administrativo en Venezuela. "… son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Publica, la forma externa de dichos actos". Estos documentos "siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa".

El profesor Carlos Rafael Pérez Marchan también define como funciones del documento administrativo la constancia y la comunicación. La constancia se refiere a mantener la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Y la comunicación se refiere en aspecto tanto interno (entre las unidades que componen la organización administrativa) como externo (Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones).

Fuentes Consultadas:

-Rondón de Rincón, M. (2011). Archivo de Gestión y Producción Documental.
Los documentos. Caracas. (Guía de estudios)

Angélica Ramos

v Participación Foro Tema de la Unidad 1:

Edades de los documentos.

Edad Activa: se corresponde con la circulación y tramitación de los asuntos iniciados. Los documentos forman parte de los archivos de gestión y son de uso frecuente. Aproximadamente se conservan no más allá de cinco años.

Edad Semiactiva: los documentos, o el expediente referente a un asunto, deben conservarse como objeto de consulta o antecedente, de manera poco frecuente. Es la fase de archivo intermedio, en la que el valor primario decrece en la misma proporción en que aumenta el valor secundario. Se conservan no más allá de cincuenta años.

Edad Inactiva: el documento adquiere valor permanente, de manera que su uso estará derivado de su valor cultural o de investigación. Su conservación será definitiva. Corresponde a los archivos históricos. La decisión de qué documentos administrativos se conservan corresponde a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

Fuente: Ciclo Vital de los documentos. Documento en línea. Consultado en: http://bluwiki.com/go/Ciclo_Vital_de_los_Documentos

Yusmari Rivas

v Participación Foro Tema de la Unidad 1:

Definición de Documento.

Para definirlo Mundet utiliza el diccionario de terminología Archivística: " La combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta".

Partiendo de la Archivística que es el estudio teórico y práctico, de los procesos referentes a los archivos mi opinión personal partiendo del concepto antes mencionado del autor Cruz Mundet podríamos decir que el que documento es cualquier texto o escrito que registra información y que puede ser utilizada con cualquier finalidad ya sea como método de estudio, de investigación, legal entre otros cualquiera sea su soporte ya sea digital, electrónico u otro tomando en cuenta que son también considerados los de testimonio como lo son los gráficos, sonoros entre otros.

Geraldín Rubino

v Participación Foro Tema de la Unidad 1:

Definición de Documento de Archivo.

Un documento puede contener "cualquier texto escrito, en su totalidad o en parte.

Un documento de archivo nace de una manera espontánea, es el resultados de la sedimentación natural de una actividad practica, administrativa o jurídica por lo tanto estos documentos se constituyen por un conjuntos de caracteres unidos entre si recíprocamente por un vínculo originario, necesario y terminado.

Soleidy Sánchez

v Participación Foro Tema de la Unidad 1:

Garantía de la Democracia y del Estado de Derecho

La utilización de los archivos para fines científicos e históricos, el documento de archivo se convierte también en testimonio fidedigno de la actuación del Estado, garantía de la eficacia y honorabilidad de la vida pública. Con la seguridad del acceso final a la documentación, aunque a veces haya que esperar a los imprescindibles plazos temporales que limitan este acceso, los documentos adquieren un valor testimonial aún más firme. Se convierten así en el más límpido espejo de la vida pública, en el testimonio más fidedigno de la vida política, social, económica y administrativa. En definitiva, los documentos archivísticos y las instituciones donde se custodian y se hacen accesibles, es decir, los archivos, son la base imprescindible de la Democracia.

Trabajo Unidad 1: Documentos. Documentos Administrativos.

Universidad Central de Venezuela

Faculta de Humanidades Y Educación

Escuela de Bibliotecología y Archivología

Cátedra: Archivos Administrativos e Intermedios

Profesora: Isneida Riverol

6to Semestre Nocturno

Unidad I

Documentos. Documentos Administrativos

Participantes Grupo 5:

Orozco, Yordanys

Paiva, Andreína

Pereira, Daniela

Pérez, Carmen

Ponceleón, Violeta

Quintana, Joksan

Ramos, Eduardo

Ramos, Angélica

Rivas, Yusmari

Rubino, Geraldín

Sáchez, Soleidy

Caracas, marzo del 2011

Tabla de Contenido

Introducción

ü Documento

· Definición de documento: Desde su concepto más general

· Desde la Archivística, desde el marco legal venezolano

· Definición de documento de archivo. Caracteres externos e internos, relación con la entidad productora

· Características de los documentos de archivo

· Funciones del documento

· Importancia del documento

· Valor testimonial científico/informativo: fehaciente, auténtico, imparcial

· Garantía de la Democracia y del Estado de Derecho

· Objetividad, autenticidad, originalidad

· Clasificación de los documentos de archivo.

- Por el tipo documental.

- Por la tradición documental

ü Documentos Administrativos

· Definición de documento administrativo

· Características del documento administrativo.

- El carácter seriado, la génesis, la exclusividad, la interrelación

· Tipos de documentos administrativos.

- Documentos de iniciación

- Documentos de instrucción

- Documentos de terminación

· Funciones de los documentos administrativos

· Ciclo vital de los documentos

· Valor de los documentos

· Edades de los documentos

- Edad activa

- Edad semiactiva

- Edad inactiva

Conclusión

Bibliografía

Introducción

Uno de los aspectos más importantes a tomar en cuenta en este trabajo, son estos procesos competitivos, se refieren a la consolidación de los sistemas de documentos y los documentos de archivo que garantizan la preservación del patrimonio documental, su entidad productora, almacenamiento, organización, características, función, acceso y difusión de los documentos de las diferentes oficinas u organización a las que pertenezcan, sea esta pública o privada, en virtud de considerar a los archivos como unidades de información en donde se conserva la totalidad de la memoria documental de una organización a la que sirve como testimonio de las diferentes actividades realizadas.

ü Documento

· Definición de documento: Desde su concepto más general:

Latín docere = pequeña enseñanza.

Es el producto o resultado de cualquier actividad humana fijado materialmente en un soporte.[1]

Para definirlo Mundet utilizar el diccionario de terminología Archivística: La
combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser
utilizado como prueba o para consulta.[2]

Partiendo del concepto antes mencionado del autor Cruz Mundet podríamos decir que documento es cualquier texto o escrito que registra información y que puede ser utilizada con cualquier finalidad ya sea como método de estudio, de investigación, legal entre
otros cualquiera sea su soporte ya sea digital, electrónico u otro tomando en
cuenta que son también considerados los de testimonio como lo son los gráficos,
sonoros entre otros.

· Desde la Archivística, desde el marco legal venezolano.

El Reglamento Orgánico de los Archivos del Ministerio de la Secretaría de la
Presidencia dice que es: Toda información registrada, cualquiera sea su forma, ya sea gráfica (manuscrita o impresa), iconográfica (retratos, dibujos, grabados, estampas, fotografías) plástica (sello, moneda, medallas) fónica (discos, cintas), en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos.
Este Reglamento rige también la tipología documental que marca pauta a nivel
archivístico. Uno de los más importantes en la gestión de los documentos que dan
fundamento a la amplia gerencia y funcionamiento de los diferentes archivos.[3]

· Definición de documento de archivo. Caracteres externos e internos, relación con la entidad productora.

· Definición de Documento de Archivo:

· Caracteres Externos: "Son aquellos que no pueden ser examinados en las copias. Serían los relacionados con su estructura física".

b) Clase: Es el medio por el que se transmite el lenguaje. Medio que adopta para fijar o transmitir la información.

-Escritura: documento textual.

-Dibujo: Documento gráfico o icónico.

-Imagen y sonido: Documento audio visual.

-Máquina: Documento informático.

c) El Formato: con que se presenta la materia y la inserción en ella de la escritura. (Tamaño del papel, o si forma cuadernillos o libros).

d) Cantidad: Número de unidades (documentos, volúmenes, legajos) y el espacio que ocupan los documentos.

e) Forma o tradición documental: Relación del documento con el hecho documentado: minutas, originales, copias. Es decir, el modo de transmisión del documento.

f) Tipo: Número y disposición de los elementos informativos. La repetición en el tiempo del mismo tipo documental da lugar a la serie documental.

· Caracteres Internos: "Son aquellos que son inherentes e inseparables de cada documento, se encuentran siempre sea cual sea la tradición documental, original y copias".

a) Entidad productora o autor del documento: Persona física o jurídica que lo ha producido.

1. Documentos públicos: Producidos por organismos públicos en el ejercicio de sus funciones.

2. Documentos privados: Producidos por personas físicas o jurídicas privadas.

b) Función administrativa: que los genera, en virtud de una competencia o trámite administrativo.

c) Fecha y lugar de producción: Cronológica y tópica.

d) Contenido del documento: Asuntos, temas o negocios de los que trata.

· Relación de los documentos con la unidad productora: Los archivos generalmente conservan los documentos de la empresa a los que ellos pertenecen, por ende la relación de los documentos de archivo con la unidad productora, por lo general es directa, ya que los archivos suelen ser parte de las organizaciones productoras de los mismos.

· Características de los documentos de archivo.

Según, Cruz Mundet (2001) en su Manual de Archivística enumera las características de los documentos de archivo de las siguientes maneras:

a) El carácter seriado: Son todos aquellos documentos que se van produciendo uno a uno y con el paso del tiempo van conformando series documentales.

b) La génesis: Se pueden producir dentro de un proceso natural de la actividad de una institución o persona, surgiendo como el producto y el reflejo de las tareas del productor.

c) La exclusividad: Es la información que contiene un documento de archivo rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad, es decir cada documento es único y fehaciente.

d) · La interrelación: Tiene como principio general documentos sueltos que no tienen sentido o muy poco, su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto de documentos que por sus similares temas y relaciones establecidas entre sí, sean agrupados en una unidad archivística denominadas expedientes, sólo así tienen utilidad si pertenecen a un conjunto.

e) Autenticidad: El documento no es falso en sí mismo. Lo que es distinto de la veracidad del contenido, si éste es una “falsificación” es porque fue generado con el fin de sustituir o engañar. En cuyo caso será una falsificación pero como documento aislado es autentico.

f) Fiabilidad: El documento de archivo constata una actividad personal o institucional sin añadir a ello criterios de valoración o subjetividad.

g) Integridad: Cada documento debe mantener sus caracteres internos y externos íntegros, esto es intactos e inmodificados para conservar sus valores. Así una copia mantiene el contenido pero no el formato, del documento original

h) Manejabilidad: Cada documento debe ser accesible, localizable, recuperable, presentable e interpretable

· Funciones del documento

Sirve para ser testimonio de un hecho o acto de cualquier entidad productora bien sea público, privada en conformidad con los ejercicios de sus actividades.

· Importancia del documento.

· Valor testimonial científico/informativo: fehaciente, auténtico, imparcial.

- Valor Científico: Documento como soporte para la innovación y desarrollo de investigaciones y estudios científicos de una entidad, institución, región o país.

- Valor Informativo: Documento que ¨sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la Administración y que también puede ser testimonio de la memoria colectiva¨.[4] De acuerdo con lo planteado por Schellenberg, estos valores se pueden referir a: personas (tanto físicas como jurídicas), cosas (entendidas como lugares y edificios y otros objetos materiales) y fenómenos (acontecimientos, cuestiones sociales, políticas).[5]

· Garantía de la Democracia y del Estado de Derecho

· Objetividad, autenticidad, originalidad.

- Objetividad: Reproduce los hechos tal cual, sin añadir elementos de crítica, subjetivos o de valoración.

- Autenticidad: Características fundamentales del documento de archivo, considerado como documento testimonial, fehaciente, probatorio y de carácter jurídico y administrativo.

- Originalidad: Único e irrepetible, producto de la forma natural a través del trabajo habitual de la vida administrativa.

· Clasificación de los documentos de archivo

- Por el tipo documental

Dispositivos o imperativos: Una persona asienta su autoridad con la intención de que esta sea obedecida.

Testimoniales o probatorios: Una autoridad asienta o acepta una información, haciendo que tenga valor legal.

Informativos o noticiosos: Una persona cualquiera o institución asienta una información o noticia relacionada con una tramitación. Vásquez (1999).[6]

· Por la tradición documental

· Borrador: Es un documento provisional, preparatorio, previo al ejemplar original. No cumple más requisitos que contener el texto. Se encuentra en situación marginal con respecto a la archivalía, ya que no suele ser considerado parte de ella. Sólo es indicio de existencia del documento final.

· Minuta: Es un boceto, esquema o enumeración de asuntos que habrán de volcarse al documento original. Notas de lo dicho en una reunión. Esquema que un jefe entrega a su secretaria para que redacte una carta. No forma parte de la archivalía. Es inferior al borrador y sirve para la realización posterior del borrador o del documento original. (Solía ser redactado en el anverso del documento original.

· Original: Es el ejemplar de un documento auténtico, cuyo texto presenta todos los requisitos que lo habilitan (habilitaron) para cumplir el objetivo al que está (estaba) destinado. Expresa la voluntad directa de su creador, conserva la forma y modo en que fue creado.

· Copia: Es el ejemplar de un documento que contiene el texto del original pero que no ha sido producido para cumplir el objetivo por el cual se creó el documento, por lo tanto, omite requisitos del original o lleva la advertencia es copia.

ü Documentos Administrativos

· Definición de documento administrativo

Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, es decir, la forma exterior de dichos actos. Cuando se trata de documentos administrativos correspondientes a un organismo de titularidad pública debería hablarse de Documentación pública administrativa. Los documentos públicos administrativos suelen integrase en expedientes, que son el conjunto ordenado de documentos que materializan actuaciones secuenciales de la Administración, encaminadas a la resolución de un asunto, que reflejan una situación continuada en el tiempo o que están dotados de una cierta autonomía, es decir, como reflejo de procedimientos administrativos.

· Características del documento administrativo

El carácter seriado: Son todos aquellos documentos que se van produciendo uno a uno y con el paso del tiempo van conformando series documentales.
La génesis: Se pueden producir dentro de un proceso natural de la actividad de una institución o persona, surgiendo como el producto y el reflejo de las tareas del productor.
La exclusividad: Es la información que contiene un documento de archivo rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad, es decir cada documento es único y fehaciente.
La interrelación: Tiene como principio general documentos sueltos que no tienen sentido o muy poco, su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto de documentos que por sus similares temas y relaciones establecidas entre sí, sean agrupados en una unidad archivística denominadas expedientes, sólo así tienen utilidad si pertenecen a un conjunto.

· Tipos de documentos administrativos.

- Documentos de iniciación:

1. ACUERDO DE INICIACION DEL PROCEDIMIENTO. Es el documento por el que se inicia un procedimiento administrativo de oficio, por ejemplo: el acuerdo de iniciación de un procedimiento sancionador. Los procedimientos se inician de oficio en los siguientes casos: cuando por propia iniciativa el órgano competente lo considera oportuno, como consecuencia de orden superior, por petición razonada de otros órganos o por denuncia. El documento debe, además, ser notificado a los posibles interesados.

2. REQUERIMIENTO DE SUBSANACIÓN DE DEFECTOS EN LA SOLICITUD. Es el documento a través del cual se comunica al interesado en un procedimiento que la solicitud por el presentada no reúne todos los requisitos o no acompaña todos los documentos que se exigen en la normativa correspondiente, por lo que se notifica esta incidencia a efectos de que subsane tal deficiencia en un plazo determinado (10-15 días), ya que de lo contrario se considera que ha desistido y el procedimiento se archivaría, terminando su tramitación.

3. PETICION DE MEJORA VOLUNTARIA DE LA SOLICITUD. Este documento puede ser utilizado en aquellos procedimientos que se han iniciado a solicitud del interesado, y en el que el órgano competente aprecia que la solicitud recibida puede ser modificada o mejorada voluntariamente por el interesado por considerarlo conveniente para el desarrollo del procedimiento. Por ejemplo un procedimiento de concesión de una subvención, iniciado por un interesado que solicita unos importes menores a los que en la norma reguladora de ese procedimiento se le conceden, por lo que cabría modificar o mejorar esa solicitud.

4. ACUERDO DE ADOPCION DE MEDIDAS PROVISIONALES. Estos acuerdos se adoptan en aquellos procedimientos administrativos en los que se quiere, existiendo elementos de juicio para ello, asegurar los efectos de la resolución que en su día se dicte y para ello el órgano administrativo competente acuerda las oportunas medidas provisionales que estarán vigentes durante el tiempo que dure el procedimiento.

5. ACUERDO DE ACUMULACION DE PROCEDIMIENTOS. La acumulación de procedimientos se da en aquellos supuestos en que tanto si estos se han iniciado de oficio como a solicitud del interesado se detecta que por tener elementos comunes, por ejemplo en el contenido del procedimiento, pueden acumularse o unirse para que su tramitación se lleve a cabo conjuntamente.

6. ACUERDO DE PRÁCTICA SIMULTÁNEA DE TRÁMITES. Es el documento a través del cual se notifica a las personas interesadas en un procedimiento que se van a llevar a cabo varios trámites del procedimiento en un mismo acto al tener entre ellos una naturaleza similar.

- Documentos de instrucción:

1. ACUERDO DE APERTURA DE UN PERIODO DE PRUEBA. Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento notifica a las personas interesadas en el mismo que se abre un período probatorio, en el que se practicarán pruebas (bien las solicitadas por los interesados, bien las acordadas por el órgano) para acreditar los hechos que se valoran en el procedimiento.

2. ACUERDO DE PRACTICA DE PRUEBA. Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento comunica a las personas interesadas en el mismo, el día, hora y lugar en que se llevaran a cabo las pruebas cuya práctica se ha acordado en el procedimiento.

3. ACUERDO POR EL QUE SE RECHAZAN LAS PRUEBAS PROPUESTAS. Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento rechaza las pruebas que han sido propuestas por el interesado o interesados en el procedimiento, notificando esta circunstancias a los mismos e indicando los motivos de ese rechazo

4. OFICIO DE PETICION DE INFORME PRECEPTIVO DETERMINANTE. Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre unidades y órganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se solicitan aquellos informes que, siendo preceptivos por establecerse así en la normativa aplicable, a juicio del órgano competente resultan imprescindibles para dictar la resolución de un procedimiento. Si estos informes no son emitidos en el plazo previsto legalmente se interrumpe el plazo para resolver el procedimiento, y por tanto no se podrá seguir con la tramitación del mismo hasta que no se reciba dicho informe.

5. OFICIO DE PETICIÓN DE INFORME PRECEPTIVO NO DETERMINANTE. Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre unidades y órganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se solicitan aquellos informes que no siendo preceptivos por establecerse así en la normativa aplicable, a juicio del órgano competente no resultan imprescindibles para la resolución del procedimiento. Si estos informes no son emitidos en el plazo previsto legalmente no se interrumpe el plazo que se tiene para resolver un procedimiento, sino que se continúa la tramitación del mismo.

6. OFICIO DE PETICION DE INFORME FACULTATIVO. Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre unidades y órganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se solicitan aquellos informes que sirven para obtener datos, opiniones o valoraciones que el órgano administrativo estima convenientes para resolver un procedimiento, pero que la normativa aplicable no exige que se soliciten. En ningún caso su no recepción puede suponer una interrupción de plazos en la tramitación de dicho procedimiento.

7. CITACION DE COMPARECENCIA. La citación es una notificación a través de la cual se le comunica al interesado o interesados en un procedimiento que han de comparecer ante las oficinas públicas, indicándose al efecto el lugar, fecha, hora y objeto de la comparecencia, asi como las consecuencias que acarrea el no personarse en las citadas dependencias.

8. CONCESION DE TRAMITE DE AUDIENCIA. Es el documento a través del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento que se ha iniciado el trámite de audiencia. Con este trámite el interesado o interesados tienen la posibilidad de examinar, en un plazo que viene determinado legalmente, el procedimiento que se está llevando a cabo, a la vista del cual pueden formular nuevas alegaciones o aportar nuevos documentos que consideren importantes para la resolución que en su día se dicte.

9. ACUERDO DE APERTURA DEL PERIODO DE INFORMACION PÚBLICA. Es el documento a través del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento la decisión del órgano competente de abrir un periodo de información pública para dar a conocer a cualquier persona física o jurídica que esté interesada los trámites de un procedimiento, para ello se determina, un lugar un plazo y un horario, durante el cual se podrán presentar las alegaciones que se estimen convenientes.

10. ACUERDO DE AMPLIACION DE PLAZOS. Es un documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento notifica al interesado o interesados en el procedimiento que se han ampliado los plazos que legalmente están establecidos para resolver el mismo, ello siempre y cuando no se perjudiquen derechos de terceras personas y las circunstancias del procedimiento así lo aconsejen. Esta aplicación de plazos la puede conceder la Administración de oficio o a petición de los interesados. Existen dos supuestos de ampliación: 1.- Una ampliación de plazos que no exceda de la mitad de los establecidos por la normativa aplicable. Esta ampliación puede concederse de oficio por la Administración o a petición del interesado y siempre que no se perjudiquen derechos de terceras personas. 2.- Una ampliación de plazos no superior al plazo inicialmente establecido por la normativa aplicable a la tramitación de un procedimiento. Esta ampliación la decide de oficio la Administración en aquellos supuestos en que el volumen de solicitudes formuladas por los interesados en un procedimiento impidan el cumplimiento de los plazos previstos en el citado procedimiento.

11. ACUERDO DE TRAMITACION DE URGENCIA. Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento acuerda bien de oficio o bien a solicitud del interesado la reducción a la mitad de los plazos establecidos legalmente para la resolución un procedimiento.

12. ACREDITACION DE LA NOTIFICACION. Es una diligencia a través de la cual consta que se ha practicado la notificación al interesado o interesados en la tramitación de un procedimiento de un determinado acto o actos. En este documento se reflejan entre otras cuestiones, el medio utilizado para llevar a cabo la notificación: fax, servicio postal, mensajería, etc., así como las circunstancias que han concurrido en la práctica o no de la notificación: si se ha notificado al interesado, su representante, si la notificación ha sido rechazada, si es desconocido el lugar de la notificación, etc.

- Documentos de terminación

1. ACUERDO DE CADUCIDAD POR PARALIZACION DEL PROCEDIMIENTO IMPUTABLE AL INTERESADO. Este acuerdo lo adopta el órgano administrativo competetente en aquellos procedimientos iniciados a solicitud del interesado y que por motivos imputables al mismo el procedimiento ha quedado paralizado durante un tiempo superior al establecido legalmente, llegándose en este caso al archivo del expediente y a su notificación al interesado.

2. ACUERDO DE CADUCIDAD POR PARALIZACION DEL PROCEDIMIENTO INICIADO DE OFICIO NO SUSCEPTIBLE DE PRODUCIR ACTOS FAVORABLES. Este acuerdo lo adopta el órgano administrativo competente en aquellos procedimientos que se han iniciado de oficio y en los cuales no se ha dictado resolución expresa en el plazo que está establecido normativamente ni tampoco en el plazo de treinta días desde el vencimiento del plazo en que debió ser dictada Este acuerdo solo se da en aquellos supuestos de procedimientos iniciados de oficio y que no produzcan actos favorables para los ciudadanos.

3. RESOLUCION TIPO. La resolución es el documento administrativo que recoge las decisiones del órgano competente que pone fin a un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones planteadas en éste.

4. RESOLUCION DE INADMISION. Es el documento que recoge las decisiones del órgano competente en cuanto a la inadmisión de una solicitud de reconocimiento de derechos que no están previstos en el Ordenamiento Jurídico o son manifiestamente carentes de fundamento.

5. CERTIFICACION DE ACTO PRESUNTO. Es un documento que la Administración expide a petición del interesado cuando la misma no ha dictado resolución a un procedimiento en el plazo legalmente establecido. La certificación de acto presunto tiene la misma validez que si se hubiese dictado resolución expresa.

6. ACUERDO DE LA SUSPENSIÓN DE LA EJECUCIÓN DE UN ACTO. Este acuerdo lo adopta el órgano administrativo competente, bien de oficio o a solicitud del interesado, en aquellos procedimientos en los que la ejecución de la resolución pudiera causar perjuicios de imposible o difícil reparación para lo cual pueden adoptarse las medidas cautelares necesarias para asegurar la protección del interés público y la eficacia de la resolución.

· Funciones de los documentos administrativos

- Constancia: El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

- Comunicación: Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración Pública. Dicha comunicaciones tanto interna entre las unidades que componen la organización administrativa como externa de la Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones.

· Ciclo vital de los documentos

Fases de los Documentos visto desde la

Teoría del Ciclo Vital de los Documentos[7]

Fases	Acciones y Funciones	Retención/ Valor	Local	Archivo
Pre- Archivística	Producción del Documento, Tramitación del Documento, Uso frecuente,	De 1 a 3 años/ Primario	Oficina o dependencia Productora	Archivo de Gestión
Archivística	Concentra los documentos en un espacio adecuado y con todos los parámetros climáticos y archivísticos.	De 3 a 10 años / Primario	Descentralizados o Periféricos	Archivo Administrativo
Intermedia	Concentración masiva de los documentos trasladados o trasferidos desde los archivos administrativos y/o archivos de gestión. Los documentos en su mayoría han perdido vigencia o uso. Se aplican plazos precauciónales.	De 10 a 15 años / Primario De 15 a 30 años / Secundario	Archivo Intermedio o Central	Archivo Intermedio, Central o General
Histórica	Conservación permanente de documentos de importancia histórica, cultural, científica e informativa. Integrada por el Patrimonio Documental de la Institución, Región o País.	De 30 años permanente / Secundario e Histórico	Archivo Histórico, Centro de Documentación e Investigación Histórica. Archivo Central	Archivo Histórico

· Valor de los documentos

- Valores Primarios de los Documentos

Los valores primarios de los documentos, muchos autores los describen como los más importantes debido a que tienen identificado el origen del ente productor y se encuentran regulados con un instrumento legal para su creación, trámite y resolución.

Para identificar los valores primarios de los documentos, el autor Cruz Mundet, establece que ―….son aquellos que poseen los documentos para el organismo de origen y que persisten incluso después de haber perdido su valor corriente de gestión. Son de carácter:

.- Administrativo (directivas, normas, reglamentos).

.- Legal (documentos que reflejan derechos y deberes de la entidad).

.- Fiscal (presupuestos, instrumentos contables…).

.- Científicos y tecnológico (resultado de investigación pura y aplicada).

.- Así como los que se refieran a la protección de los derechos cívicos, legales, fiscales, de la propiedad…. De ciudadanos particulares o de la ciudadanía en general.

· Valor Administrativo: Documento como soporte de una actividad y trámite administrativo. ―Su vigencia se mantiene desde que origina el documento hasta que se considera concluida y sin efecto la acción administrativa de la que es el soporte. Este valor con el tiempo va perdiendo vitalidad desde el punto de vista de la gestión, dando paso a otro valor paralelo.

· Valor Legal: Documento como soporte y testimonio ante la Ley, ―…que contienen derechos de la Administración, o de los particulares, que pueden ser efectivos ante los tribunales.

· Valor Fiscal: Documento como soporte para ―…que puedan servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias. Este valor también se puede identificar como el utilizado para ―…justificar el dinero que la administración ha recaudado, distribuido, controlado o gastado.

· Valor Jurídico: Documento como soporte que deriva del derecho u obligaciones legales que regulan la actuación del ciudadano y ―….regulados por el derecho común.

· Valor Contable: Documento como soporte en para justificar el dinero que la gestión administra con registros de inversiones y gastos así como respaldar a ―….el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

- Valores Secundario de los Documentos

Los valores secundarios de los documentos, se encuentran representados por los documentos o series documentales que ya han perdido parte de su valor primario, es decir que resultan de mayor importancia para la investigación, con carácter informativo, para evidenciar la evolución histórica y como testimonio de la cultura.

Para el autor norteamericano Schellenberg ―Son aquellos que obedecen a otras motivaciones que no son las propias de la finalidad del documento. Cumplido ya un período vital en el proceso administrativo, el documento cobre un nuevo valor: el de servir como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural, este valor es denominado secundario o histórico.

· Valor Informativo: Documento que ―…sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la Administración y que también puede ser testimonio de la memoria colectiva‖.34 De acuerdo con lo planteado por Schellenberg, estos valores se pueden referir a: personas (tanto físicas como jurídicas), cosas (entendidas como lugares y edificios y otros objetos materiales) y fenómenos (acontecimientos, cuestiones sociales, políticas.

· Valor Cultural: Documento como soporte a la investigación que refleja los acontecimientos de cada proceso humano y sus épocas, sirve para garantizar el patrimonio heredado de generaciones y permite afianzar la identificación de los pueblos para reconocer sus orígenes y arraigarse con su identidad regional o nacional.

· Valor Histórico: Documento como fuente primordial para los estudios históricos, por ello los ―…plazos de vigencia en los documentos con valor histórico son indefinidos o de conservación permanente.

· Valor Científico: Documento como soporte para la innovación y desarrollo de investigaciones y estudios científicos de una entidad, institución, región o país.

· Edades de los documentos[8]

- Edad Activa: Activo / Administrativo

En la fase activa o administrativa, la oficina o unidad administrativa, encargada de custodiar los documentos, poseen una labor adicional que representa la más importante al momento de aplicar los procesos del tratamiento archivístico, pues estas son las encargadas de la organización = clasificación y ordenación, instalación, difusión y consulta, del material documental que cumplen con la fase activa del ciclo vital de los documentos y a su vez ofrecer el servicio exclusivo por parte de esta entidad productora, a fin de garantizar la fluidez de los procesos administrativos y de la optimización con relación a los servicios.

- Edad Semiactiva: Administrativo / Intermedio

Se encuentran en esta condición hasta que la oficina o unidad administrativa que lo produjo, concluya con el trámite para la cual fueron generados los documentos, por ello será conservado por un tiempo determinado tomando en consideración su valor y uso administrativo. Los Archivos Semiactivos, Administrativos o Intermedio, son los principales representantes de esta clase y es por ello que se encuentran a la merced de recibir, por medio de transferencia los distintos documentos que son transferidos desde los Archivos de Gestión.

En ocasiones los trámites administrativos que generaron el documento ya se encuentra concluido, y aún se conservan estos en los Archivos de Gestión, por su ubicación física no están exento de formar parte de la clase semiactiva, aunado al fiel cumplimiento de los procesos del tratamiento archivístico y del ciclo de vida de los documentos, sólo se encuentran ubicados en este lugar, en espera de formalizar su traslado al Archivo Central, tomando en consideración lo establecido en los calendarios de conservación de documentos.

- Edad Inactiva: Histórico

Los documentos inactivos cuando se encuentran conservados en los Archivos Históricos, representa mayor interés para los investigadores, siendo estos usuarios internos o externos, de acuerdo con las políticas de servicios de las organizaciones o instituciones públicas o privadas. En varios países de América Latina, en sus marcos jurídicos establecen que fase, clase o sección representan a los Archivos Histórico, lo cual resulta necesario que se pueda identificar con claridad que documentos debe ir allí conservados.

Con la creación de los documentos muchos de ellos desde su misma producción representan un documento histórico, tomando en consideración el acontecer político, administrativo, legal y de las personalidades a que se haga mención en el documento. No por ello se debe conservar físicamente dentro del Archivo Histórico.

Conclusión

Hemos dado a conocer toda una serie de temas y autores con diferentes acuerdos sobre el documento y lo que involucra en sus amplios aspectos. Ahora podemos decir con arraigo que los documentos, sea cual sea su forma de expresión es importante para la sociedad, y de gran importancia para las organizaciones u demás entes siempre y cuando estén en el ejercicio de sus actividades y cumplan con lo estipulado en los reglamentos y en la Ley. Estos son Soporte de un texto a él adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y publica que tiene fines para impartir una orden, probar algo o meramente transmitir una información, útil para el trámite o la sociedad en la que se trabaje. Por otro lado los documentos de archivos es el resultados de la sedimentación natural de una actividad practica, administrativa o jurídica por lo tanto estos documentos se constituyen por un conjuntos de caracteres unidos entre sí recíprocamente por un vinculo originario, necesario y como eje central para el funcionamiento de las gestiones archivísticas.

Bibliografía

· Pérez Marchán Carlos Rafael: Los documentos administrativos en el Derecho Administrativo Venezolano [En línea] Disponible en: ww.profesorcarlosperez.com.ve/.../DOCUMENTOS%20ADMINISTRATIVOS.doc. (Consultado25/01/2011,7:28p.m.)

· Modelos de Documentos Administrativos. [En línea] Disponible en: http://distritos.telepolis.com/funcionarios/lib/Colaboraciones/Temas/Administrativo/Documentos_administrativos.htm (Consultado: 20/03/2011. Hora: 12:19 AM)

· Arcángel Sánchez. (2010). Objetos de Estudio de la Archivología: Los archivos como contenido documental del Archivo. Págs. 5.

· José Ramón Cruz Mundet. (1971). Manual de Archivología.

· Reglamento Orgánico de los Archivos del Ministerio de la Secretaria de la Presidencia, publicado en Gaceta Oficial Nº 5.301 Extraordinario de fecha 29/01/1999 Págs. 32-37.

· Arcángel Eduardo Sánchez Gómez. (2010) Arcángel.sanchez@.... Objetos de Estudio de la Archivología. Los archivos como contenido documental del Archivo. Presentación en pp. Para la Cátedra: teoría y práctica de las ciencias de la información: archivología.

· Cruz Mundet. (2001). Manual de Archivística.

· Carnicer Arribas, Mª Dolores, Conde Villaverde Mª Luisa, Martín-Palomino y Benito, Mercedes y Romera Iruela, Luis.: Archivo de Oficina. Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, Subdirección General de los Archivos Estatales, 2003. Pág. 57.

· Cruz Mundet, José Ramón: La gestión de documentos en las organizaciones, Pirámide.- Madrid, 2006, Pág. 25.

· Arcángel Sánchez. (2010). Objetos de Estudio de la Archivología: Los archivos como contenido documental del Archivo. Págs. 18.

· Martha Rondón de Rincón. (2010). Archivo de Gestión y Producción Documental: Guía de estudios tema I. Página Nº 23.

· Martha Rondón de Rincón. (2010). Archivo de Gestión y Producción Documental: Guía de estudios tema I. Págs. 17-19.

· Martha Rondón de Rincón. (2010). Archivo de Gestión y Producción Documental: Guía de estudios tema I. Págs. 9-15.

[1] Arcángel Sánchez. (2010). Objetos de Estudio de la Archivología: Los archivos como contenido documental del Archivo. Págs. 5.

[2] José Ramón Cruz Mundet. (1971). Manual de Archivología.

[3] Reglamento Orgánico de los Archivos del Ministerio de la Secretaria de la Presidencia, publicado en Gaceta Oficial Nº 5.301 Extraordinario de fecha 29/01/1999 Págs. 32-37.

[4] Carnicer Arribas, Mª Dolores, Conde Villaverde Mª Luisa, Martín-Palomino y Benito, Mercedes y Romera Iruela, Luis.: Archivo de Oficina. Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, Subdirección General de los Archivos Estatales, 2003. Pág. 57.

[5] Cruz Mundet, José Ramón: La gestión de documentos en las organizaciones, Pirámide .- Madrid, 2006, Pág. 25

[6] Arcángel Sánchez. (2010). Objetos de Estudio de la Archivología: Los archivos como contenido documental del Archivo. Págs. 18.

[7] Martha Rondón de Rincón. (2010). Archivo de Gestión y Producción Documental: Guía de estudios tema I. Página Nº 23

Nota*: Adaptación a la realidad venezolana en cuanto a lo planteado por la Autora: Heredia Herrera, Antonia: Archivística General. Teoría y Práctica.- Sevilla: Excma. Diputación Provincial de Sevilla, 1991. Pág. 175.

[8] Martha Rondón de Rincón. (2010). Archivo de Gestión y Producción Documental: Guía de estudios tema I. Págs. 9-15.